Agent ou agente de secrétariat

Du 03-07-2024 au 07-07-2024

Faculté des sciences de l'administration
École de comptabilité
Pavillon Palasis-Prince
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Classe 11
Taux horaire: 26.81$ à 31.73$
Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste: 59413

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

L'horaire est variable, cependant, une permanence est à assurer en alternance.

La personne salariée peut, avec l’accord de son supérieur immédiat, effectuer du travail à distance.

Budget: Fonctionnement

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft RH et finance, Capsule, Banner, Explo, monPortail, Ardibase UL, Teams.

Sous la responsabilité de la directrice de l'École et la supervision de la cheffe d'équipe, la personne occupant ce poste est chargée de fournir un soutien administratif à l'ensemble de la clientèle de l'École de comptabilité dans le cadre de ses activités d'enseignement et de recherche.

Tâches spécifiques du poste :
En équipe avec ses collègues de l’École et en collaboration avec les instances administratives de la FSA (ex. Centre des examens, Direction exécutive, Directions de programmes) :

• Assure le soutien administratif au personnel enseignant, le corps professoral et l’équipe de direction de l’École de comptabilité. À titre d’exemple (liste non exhaustive) :
  • Saisit et vérifie les rapports administratifs : rapport de dépenses, avance de voyages, demandes d’achat, facture interne et externe, demande de service interne, commande en ligne, écriture de journal, virement de budget, redistribution rétroactive de salaire, distribution des soldes quand les projets prennent fin, commande à la reprographie.
  • Applique les normes de conventions collectives (SCCCUL, SPUL, SPRUL, STEP, SARE) et maintient ses connaissances à jour sur les critères d’embauche pour la saisie des contrats d’engagements et de bourses (étudiants, professionnel de recherche, correcteurs, personne-ressource).
  • Fournit des informations générales sur le budget, retrace une réquisition, retrace les revenus et dépenses. Le cas échéant, présente et explique des données à la clientèle.
  • Assure la logistique entourant les examens, par exemple : vérification des instruments d’évaluation (certains en anglais), demandes de reprographie, suivi des réceptions, répartition des locaux, des classeurs et des clés réservés aux correcteurs et correctrices en veillant à préserver la confidentialité et l’intégrité des instruments d’évaluation.
  • Etc.
• Assiste le corps professoral dans la gestion et l’opérationnalisation des centres et chaires de recherche selon les normes et règles qui s’appliquent.
  • Soutient les titulaires de chaires sous sa responsabilité dans la préparation des rapports annuels d’activités.
  • Fait les suivis des rencontres des comités directeurs de chaires (ex. : préparation de documents, convocations, ordre du jour). Assiste aux rencontres et rédige les procès-verbaux.
  • Participe à l’organisation des conférences pour sa clientèle professorale sous sa responsabilité et fait le suivi budgétaire de celles-ci.
  • Etc.
• À la demande de la direction exécutive de la faculté, apporte son aide aux collègues de la FSA.

¿Plusieurs cours offerts en session d’été. Vacances accordées après la fin de la session d’été seulement (fin juillet approximativement).

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.