Agent ou agente de secrétariat

Du 27-03-2025 au 13-03-2025

Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation
Pavillon Paul-Comtois

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft Finances, Explo, Peoplesoft RH (contrats décentralisés), Suite bureautique Office, Adobe Acrobat, Gestion des bourses du BBAF (GPB), InfoSilem & MAPP, outils de médias sociaux usuels, mise à jour de site Web, etc.

Sous la responsabilité de la Direction exécutive de la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’alimentation, la personne aura à collaborer avec différents intervenants dans la Faculté sur des dossiers ponctuels en plus d’occuper des responsabilités pour la Direction facultaire. Bien que son pavillon d’attache soit le Pavillon Paul-Comtois, elle pourrait être appelée à se déplacer et à remplacer des postes dans les trois pavillons occupés par la Faculté selon les besoins et les occasions spéciales.

Ce poste est en majorité en présentiel. Il y a toutefois une capacité à travailler en télétravail selon les saisons et les différentes périodes plus ou moins fortes de l’année.

En support aux différents intervenants de la Faculté :

• Offrir un support aux équipes administratives des unités d’enseignement de la Faculté en période de surcharge;
• Offrir un support clérical aux centres de recherche de la Faculté lors d’initiatives spéciales (congrès, agréments, périodes de surcharge, etc.);

En support à la Direction facultaire :

• Saisir et vérifier des formulaires administratifs (Demandes d’achat, Rapport de dépenses, demandes de bourses, facturation interne/externe, etc.);
• Saisir certains contrats décentralisés sur le plan des ressources humaines (auxiliaires, surveillants, stagiaires, etc.);
• Effectuer certains suivis budgétaires pour de petits projets;
• Valider des formulaires de bourses;
• Travailler dans la plateforme GPB du BBAF, saisir et valider des informations en lien avec des programmes de bourses;
• Saisir et vérifier des informations dans la plateforme InfoSilem en lien avec des demandes de réservations de locaux (MAPP), l’attribution des locaux d’examens, etc.;
• Gestion de quelques boîtes de courriels génériques où des demandes d’aide sont acheminées;
• Effectuer la codification de transaction par carte de crédit;
• Faire des rapports de transactions sur la plateforme de eCommerce de l’Université Laval;
• Rédiger des demandes de service interne (SI par exemple);
• Opérer une petite caisse;
• Assurer le registre des véhicules de la Direction;
• Aider certains groupes étudiants à rédiger et à suivre des demandes auprès de différents services (Service de développement professionnel, Emploi Canada, etc.);
• Répondre à des demandes cléricales de la direction (préparation de rencontres, rédaction de rapports et de comptes-rendus, formatage de documents, etc.);
• Assister, au besoin, aux opérations de gestion de certains accommodements d’évaluation;
• Assurer un support administratif pour la Direction exécutive et le vice-décanat aux études.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.