Agent ou agente de secrétariat

Du 12-03-2025 au 26-03-2025

Faculté d'aménagement, d'architecture, d'art et de design
École d'architecture
Édifice du Vieux-Séminaire-de-Québec (1, côte de la Fabrique, Québec)
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels: PeopleSoft finances et RH, Explo, Dexero, PSK, Banner, Capsule, monPortail

La Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design (FAAAD) est composée de quatre écoles réparties sur différents lieux physiques soit l’Édifice du Boulevard, l’Édifice de la Fabrique, l’Édifice du Vieux-Séminaire et le Campus de l’université Laval. Cette personne sera physiquement dans l’Édifice du Vieux-Séminaire dans le Vieux-Québec.

Relevant de la coordonnatrice à l’administration, la personne titulaire de ce poste soutient la direction de l’École d’architecture et participe au soutien administratif de toutes les écoles et unités facultaires, et ce, en réalisant les tâches administratives afin d’assurer la qualité et la continuité des services. Elle s’ajoute à l’équipe des agentes et agents de secrétariat en soutien aux écoles et à la direction et avec lesquelles elle aura à travailler en collaboration.

Tâches et responsabilités :

Volet - Accueil et réception

• Accueille les visiteurs au secrétariat et les réfèrent aux personnes-ressources appropriées.
• Réserve les locaux (cours, événements spéciaux, etc.).
• Assure le prêt des clés et la gestion de la boîte et du fichier de l’inventaire.
• Assure la réquisition de travaux, d’entretien, et de duplicatas de clés auprès du Séminaire de Québec.

Volet - RH et finances

• Effectue la saisie et la vérification de divers formulaires financiers (demandes d’achat, rapports de dépenses, demandes de paiement, factures internes et externes, avances de voyage, redistributions rétroactives de salaire, demandes de bourse, transmissions de dépôt, etc.).
• Effectue et suit le paiement des personnes intervenantes de l’externe (conférenciers, membres de jury, etc.)
• Voit au respect des échéanciers des fin d’année financières de la recherche et du fonctionnement

Volet - Autres

• Aide à la tenue des activités; critiques, colloques, voyages, journée de bienvenue, etc.
• Assure le soutien logistique aux mesures d’accommodement pour examen (contrats de surveillants, extractions dans monPortail, locaux, matériel, etc.).
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.