Agent ou agente de secrétariat

Du 25-06-2024 au 08-07-2024

Faculté des sciences et de génie
Centre d'optique, photonique et laser
Pavillon d'Optique-photonique
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Excel, Word, Outlook, Teams

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft, Explo, Powerpoint, Acrobat

Le Centre d’optique, photonique et laser (COPL), un centre de recherche reconnu de l’Université Laval, est à la recherche d’une agente ou d’un agent de secrétariat. La personne titulaire de ce poste assistera la direction dans le déroulement des activités et la réalisation d’opérations administratives liées à la mission du COPL. Elle aura à travailler en étroite collaboration avec l’équipe de direction et interagira régulièrement avec les professeurs et le personnel du COPL, ainsi qu’avec les membres de la Faculté des sciences et de génie.

Tâches et responsabilités :

• Seconde la direction dans le suivi et la planification de la gouvernance du Centre et du Regroupement stratégique. Organise les réunions, fait le rappel des échéanciers, vérifie que les informations sont complètes et correctes, et achemine les documents;
• Tient à jour la liste des membres du regroupement stratégique COPL (professeurs-chercheurs, membres associés, membres émérites). Prépare et achemine les documents nécessaires aux nominations et aux renouvellements;
• Assiste la direction dans la préparation des rapports annuels, des demandes de financement et des budgets. Contacte les membres du COPL pour obtenir l’information requise et fait le suivi. Reçoit, traite et enregistre les informations pertinentes aux rapports d’activités. Collabore à la compilation des statistiques et des informations financières;
• Effectue les transferts des fonds aux établissements partenaires du regroupement stratégique. Effectue des opérations administratives et financières, dont la saisie et la vérification de :
  • demandes d'achat;
  • rapports de dépenses de voyage;
  • demandes de paiement;
  • demandes de services internes et facturations externes;
  • demandes de carte de crédit virtuelle;
  • bourses;
• ¿Assiste la coordonnatrice dans la mise à jour des plateformes web visant la promotion du COPL et le recrutement d’étudiants;
• Collabore à l’organisation d’événements à caractère scientifique incluant la tenue des budgets, la gestion des inscriptions et les commandes auprès des fournisseurs;
• ¿Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.