Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration

Du 30-09-2024 au 09-10-2024

Faculté de médecine
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. L’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

Affectation temporaire ou contrat temporaire
Ouvert à tous

Classe 7
Échelle de traitement: 62 210$ à 106 274$
Code du poste: 71459
Date d'entrée en fonction: Dès que possible
Durée du contrat: Un an avec possibilité de prolongation

Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration

Exigences normales

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et quatre (4) années d’expérience pertinente.

La personne titulaire de la fonction apporte tout le soutien opérationnel et le service conseil au vice-doyen ou à la vice-doyenne afin d’assurer la gestion et l’encadrement efficace et efficient des opérations des programmes et des activités sous la responsabilité du Vice-décanat sur laquelle la personne est assignée, en l’occurrence le Vice-décanat aux études médicales postdoctorales (VDEMP) pour au moins les premiers 6 mois du mandat. Plus spécifiquement, elle a pour principales fonctions de conseiller et aviser le vice-doyen ou la vice-doyenne sur divers dossiers existants, en développement ou futurs, et d’assurer le suivi de ces dossiers. Il ou elle s’assure également du bon fonctionnement des activités quotidiennes du Vice-décanat.

Principales tâches et responsabilités :

• Soutient, accompagne et conseille la direction vice-décanale dans le suivi des dossiers;
• Gère les opérations administratives des programmes et activités sous la responsabilité du Vice-décanat;
• Coordonne le personnel administratif : réalise l’organisation et la répartition fonctionnelle du travail;
• Accueille, accompagne et intègre le nouveau personnel administratif et participe à son évaluation, en collaboration avec le gestionnaire administratif ;
• Structure et harmonise les processus et le travail en collaboration avec les autres professionnels du Vice-décanat et en cohérence avec les processus facultaires et universitaires pour faciliter et optimiser l’application des normes d’agrément des programmes;
• Étudie et anticipe les besoins en développement d’outils ou de nouveaux processus afin d’optimiser la gestion et le fonctionnement des programmes de résidence et du Vice-décanat;
• Voit à l’amélioration continue des activités de l’unité;
• Planifie et contrôle le budget du Vice-décanat et effectue les redditions de compte en collaboration avec le vice-doyen et l’équipe finances de la Faculté;
• Développe des partenariats solides avec les partenaires internes et externes du Vice-décanat;
• Représente le Vice-décanat sur des comités internes ou externes et assure un suivi auprès de celle-ci;
• Planifie et assure le suivi des comités internes réguliers et récurrents du Vice-décanat;
• Organise ou coordonne des activités spéciales ou ponctuelles, mène tout dossier ou projet connexe qu’on lui confie.

Compétences requises :

• Expérience en gestion de ressources humaines;
• Expérience en gestion budgétaire ou financière;
• Sens de l’organisation et de la planification développés;
• Capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Habiletés interpersonnelles marquées;
• Autonomie, initiative et leadership.

*Activités ou comités de soir pouvant parfois nécessiter une présence. Une participation occasionnelle à des comités hors de la ville de Québec pourrait être requise.

Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité.

• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 9,5% et employé de 8,8%
• Programme d’assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage
• 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
• Horaire d’été allégé
• Horaire flexible de 35h/semaine
• Programme de conciliation travail et vie personnelle
• Environnement de travail propice au développement professionnel
• Possibilité de financement pour entreprendre des études
• Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie
  

Valorisant l’équité, la diversité et l’excellence, l’Université Laval s’engage fermement à offrir à l’ensemble de son personnel un milieu de travail et de vie empreint d’une culture inclusive. Pour l’Université Laval, la diversité est source de richesse et nous encourageons les personnes qualifiées de toute origine, tout sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

L’Université Laval souscrit également à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique, les personnes autochtones et les personnes handicapées. Veuillez noter que des mesures d’adaptation des outils de sélection peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins, et ce, en toute confidentialité. Conformément aux exigences de l’immigration canadienne, la priorité sera accordée aux personnes qualifiées ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.