Description
Du 28-01-2025 au 10-02-2025
Division de la gestion des documents administratifs
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec
Contrat temporaire
Ouvert à tous
Taux horaire: 27.68$ à 36.02$
Salaire annuel: 50 550.05$ à 65 780.80$
Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
Budget: Fonctionnement
Durée du contrat ou de l'affectation temporaire
Dès que possible pour une durée de 9 mois
Description de fonction
Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à réaliser des travaux techniques ayant trait à l'acquisition, à l'exploitation, à la diffusion, à la conservation et au contrôle de ressources documentaires et à l'organisation et au fonctionnement adéquat d'un système ou d'un service de documentation.
Attributions caractéristiques
- Assure le processus d'acquisition des documents et fait le suivi.
- Assure le traitement et l'exploitation adéquate des ressources documentaires. Effectue des recherches, l'identification bibliographique, l'établissement de notices, les enregistrements, le classement et la mise à jour de fichiers et d'outils de repérage, la préparation de réserve, la vérification des catalogues, mise à jour de l'inventaire.
- Participe à l'élaboration, à la mise à jour et à l'application de politiques de conservation et de diffusion des documents: inventaire, circulation, tri, élimination, identification, préparation et entreposage.
- Collabore à la conception, au développement, à l'évaluation, à la mise à jour et à l'implantation de systèmes de gestion des différents types de documents. Analyse les demandes, les besoins et propose les solutions ou adaptations requises.
- Collabore avec les autorités de son secteur et les conseille sur les méthodes de travail ainsi que sur les procédés ou procédures propices à répondre aux besoins. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances.
- Assiste et guide les personnes requérantes dans leurs recherches. Fournit des explications, des conseils et le support dans l'utilisation des ressources et des systèmes de référence.
- Manipule, transporte, classe et inventorie le matériel sous sa responsabilité. Assure l'approvisionnement.
- Complète différents formulaires et prépare les rapports relatifs à son travail.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Scolarité : D.E.C. en technique de documentation ou l'équivalent
Expérience :
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
La division de la gestion des documents administratifs et des archives est divisée en cinq secteurs d’activités. Toute personne qui se joint à l’équipe est appelée à développer son expertise d’abord dans l’une ou l’autre de ces activités. Le présent poste vise principalement le traitement des fonds institutionnels.
- Acquisition et versement : réception et enregistrement des informations pertinentes dans les bases de données pour tout nouveau dépôt de documents semi-actifs, versement de documents inactifs et de toute nouvelle acquisition d’archives non institutionnelles ;
- Traitement : traitement physique et intellectuel des dossiers. Trie, élagage, reclassement, cotation, localisation, description de contenu et identification de documents à détruire ;
- Conservation : application des mesures de prévention et de restauration pour assurer la conservation des documents d’archives et tenu de l’inventaire du matériel de conservation requis;
- Référence et mise en valeur : réponse de première ligne aux demandes d’informations à distance ou en consultation sur place et aux demandes de reproduction des documents ;
- Circulation : circulation des documents d’archives (dossier et boîtes) à partir des entrepôts pour le traitement, la destruction, la conservation et la consultation.
Logiciels atouts : Aripul, Constellio, Filemaker
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
