Description
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Registrariat et recherche institutionnelle
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le ou la titulaire du poste joue un rôle clé dans l'élaboration, la documentation et la mise à jour de procédures et processus administratifs. Vous serez responsable d'étudier et d'analyser divers processus afin de proposer des améliorations, de participer à leur implantation et d'assurer une gestion administrative efficace.
Vous contribuerez à la mise en œuvre de stratégies d'amélioration continue en utilisant des méthodologies éprouvées telles que Lean, Six Sigma ou d'autres cadres d'amélioration continue.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Identification des besoins et analyse : Rencontrer les parties prenantes, analyser la documentation et décrire les processus d'affaires pour établir une base de référence des performances actuelles. Identifier les causes des inefficacités et des problèmes détectés;
- Optimisation de processus : Identifier et optimiser les processus clés en lien avec les objectifs organisationnels. Conduire des projets d’optimisation des processus d’affaires en appliquant les principes du Lean Management et du Six Sigma. Élaborer et suivre des plans d’action pour l’implantation des solutions prioritaires. Contribuer à la pérennité de la transformation organisationnelle Lean. Documenter et schématiser les processus et émettre des recommandations. Accompagner les équipes dans l’appropriation des meilleures pratiques d’amélioration continue;
- Optimisation des systèmes informatiques : Identifier les améliorations requises pour les programmes et systèmes informatiques. Analyser et documenter les processus ainsi que les impacts liés à ces changements. Collaborer au développement et à la mise en œuvre des nouveaux processus, et agir en tant que pilote de systèmes informatiques si nécessaire;
- Procédures administratives : Élaborer, rédiger, interpréter et appliquer des procédures et processus administratifs dans des secteurs multidisciplinaires ou spécialisés;
- Instruments de mesure : Développer et mettre en place des indicateurs de mesure pour identifier et suivre les non-conformités, les goulots d’étranglement, les redondances et les tâches à faible valeur ajoutée;
- Suivi des solutions : Mesurer les solutions en conditions réelles, évaluer leur efficacité et ajuster les modifications en fonction des retours des parties prenantes;
- Documentation et traçabilité : Rédiger des rapports et des procédures pour documenter les mesures d’amélioration mises en place et assurer leur traçabilité;
- Soutien et gestion de projets : Apporter un soutien continu au développement des services en matière d’optimisation des processus d’affaires, gestion de projets organisationnels, arrimage des services et gestion du changement;
- Relations externes : Assurer la liaison avec des intervenants internes, divers organismes gouvernementaux, universitaires et comités. Représenter l’établissement auprès de ces organismes;
- Animation d’ateliers : Organiser et animer des ateliers d’optimisation des processus, ainsi que des séances de travail avec les équipes pour guider les pistes d’amélioration;
- Participation aux réunions : Préparer, assister et participer aux réunions et en assurer les suivis.
EXIGENCES
• Baccalauréat dans une discipline appropriée, notamment en administration des affaires;
• 3 ans d'expérience pertinente.
AUTRES
- Détenir une certification Green belt en Lean management et une expertise dans l’utilisation des méthodologies Lean et Six Sigma;
- Expérience en gestion de projets d'amélioration continue, optimisation des processus et transformation organisationnelle;
- Excellentes compétences analytiques pour identifier les inefficacités et proposer des solutions innovantes;
- Capacité à animer des ateliers et à accompagner les équipes vers l'excellence opérationnelle;
- Maîtrise des outils de gestion de la performance et des indicateurs clés;
- Démontre de fortes habiletés en communication et un grand esprit d’équipe.
MODE DE TRAVAIL
• Possibilité de télétravail à 100%, sauf besoins occasionnels.
TYPE DE POSTE
• Sous octroi de 1 an avec possibilité de prolongation.
L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.
L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
