Description
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Registrariat et recherche institutionnelle
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la direction du supérieur immédiat, effectue diverses tâches reliées à l'élaboration à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives. Effectue divers travaux à caractère administratif en vue d'assurer la réalisation de projets ou le bon fonctionnement des opérations de son secteur.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Coordonne et supervise le bon fonctionnement d’activités administratives complexes telles que l’inscription, l’admission, l’abandon, les tests d’admission ou de classement linguistique, l’échange de données avec le ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur, la réception du courrier et son traitement (numérisation, indexation et archivage), l’émission de diplômes, de relevés de notes ou d’attestations diverses, la validation de reconnaissance des acquis, l’application de mise en tutelle ou d’exclusion, les demandes de report d’échéance, le support aux ressources à l’encadrement ou toutes autres activités relevant du service et de son secteur;
- Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail et en vérifier l’exécution. Organise et anime des rencontres avec le personnel de son secteur;
- S’assure de l’application des procédures administratives en conformité avec les règlements d’études ou règles particulières en vigueur;
- Assume la responsabilité des dossiers spécifiques qui lui sont confiés par son supérieur;
- Participe à des comités dans le but de solutionner des problématiques, de développer et d’implanter des procédures administratives afin d’améliorer l’efficacité des activités du service et de son secteur;
- Utilise des systèmes informatisés de traitement de l’information nécessaires aux opérations du service et de son secteur;
- Collabore au développement ou à la mise à jour des formulaires administratifs nécessaires à l’application des procédures administratives;
- Effectue des recherches relatives à son champ d’activités. Contacte des personnes-ressources pour obtenir ou fournir des renseignements de nature technique. Résout les problèmes qui lui sont soumis et réfère à son supérieur les cas qui dépassent son niveau de responsabilité;
- Informe son supérieur immédiat des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités administratives; identifie les causes et émet des recommandations;
- Collige, codifie et analyse des données et des statistiques reliées à la clientèle étudiante, à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles;
- Prépare des données pour les publications officielles et rédige des rapports;
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis;
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la catégorie.
EXIGENCES
- Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou scolarité équivalente
- 2 ans d'expérience pertinente.
AUTRES
- Bonne compétence linguistique en français (60 %);
- Connaissance des systèmes informatisés pour fins de gestion;
- Habiletés reconnues pour le travail d’équipe;
- Capacités de coordonner, d’organiser et de planifier le travail d’une équipe;
- Habiletés à communiquer.
MODE DE TRAVAIL
Possibilité de télétravail à 100 %, sauf besoins occasionnels
TYPE DE POSTE
Sous-octroi d’une durée d’un an, avec possibilité de prolongation
L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.
L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
