Secrétaire de direction - profil administration

Vous effectuerez diverses tâches administratives, de secrétariat et d’administration de bureau, relatives aux activités du Service. Vous agirez à titre de premier point de contact pour la clientèle interne et externe.

Vos principaux défis

• Gérer avec autonomie et efficacité plusieurs priorités simultanément
• Offrir une expérience client professionnelle et proactive

Soutien aux activités du Service / Service à la clientèle :

• vous recevrez les visiteurs, les citoyens et répondrez à leurs demandes de renseignements généraux ou spécifiques dans la mesure du possible ou irez chercher l’information pertinente;
• vous répondrez aux appels téléphoniques du Service ainsi qu’aux courriels reçus dans la boîte Loisirs, les transmettrez à la personne pertinente, prendrez les messages au besoin et répondrez aux demandes de renseignements;
• vous recevrez et traiterez les demandes de la clientèle, les plaintes, les réclamations ainsi que les requêtes internes et externes soumises au Service et en assurerez le suivi;
• vous procéderez aux inscriptions pour l’ensemble de la programmation du Service;
• vous effectuerez les tâches administratives reliées à la planification et à l’organisation des différentes activités et événements du Service;
• vous ferez les suivis relatifs aux demandes de réservation des salles du centre multifonctionnel Guy-Dupré et du Théâtre du Vieux La Prairie et répondrez aux demandes de réservation de la salle Loisirs et du Camion Loisirs;
• vous effectuerez la programmation des activités dans le logiciel Activitek ou autre logiciel;
• vous verrez au bon fonctionnement et agirez à titre de personne-ressource pour le logiciel Activitek (réservations de salles, inscriptions, inventaire, statistiques, taxes, codes budgétaires, etc.).

Administration générale de bureau :

• vous effectuerez l’entrée et la vérification des opérations du grand livre;
• vous compilerez, calculerez, produirez et tiendrez à jours les différentes bases de données;
• vous reporterez au besoin les informations sur des graphiques;
• vous effectuerez la gestion des petites caisses;
• vous effectuerez les encaissements, les remboursements, ouvrirez les lots, émettrez des reçus et balancerez des caisses;
• vous procéderez au traitement des bons de commande, des factures, des notes de frais, de rapports de dépenses et ferez le suivi des comptes budgétaires;
• vous procéderez à l’émission et à la transmission de différents relevés fiscaux;
• vous effectuerez des travaux de rédaction et de révision de documents divers à partir d’idées maîtresses tels que des notes de service, des directives, des procès-verbaux, des lettres, des rapports, des formulaires, des présentations PowerPoint etc., en apportant une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe et à la mise en page;
• vous ouvrirez, distribuerez le courrier postal et électronique, ainsi que de messagerie et répondrez aux demandes usuelles;
• vous effectuerez les tâches connexes en lien avec l’emploi.