Agent-e service à la clientèle

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité de son gestionnaire, la personne titulaire accueille, accompagne et guide la clientèle transigeant par téléphone, écrit ou en personne pour effectuer la réception et l’enregistrement des demandes de renseignements, de requêtes, de services, de plainte et de suggestions. Elle recherche, résume et fournit l’information relative aux services, procédures, règles et normes applicables à la ville. Elle répond à la clientèle désirant connaître l’état d’avancement de sa demande. Elle saisit des requêtes à l’aide de logiciels appropriés. La personne apporte également un soutien administratif et opérationnel propre aux activités et aux processus de la Ville.

Principales responsabilités

• Répondre et effectuer les suivis aux demandes de renseignements des citoyens, des employés, des autres services et des fournisseurs sur les politiques, les règles, les processus, les services offerts et les pratiques en place

• Recevoir, saisir, traiter et à la demande de son gestionnaire analyser et assurer le suivi des requêtes citoyennes ainsi que des demandes internes

• Voir au bon fonctionnement du système de requête et proposer des améliorations à son gestionnaire

• Traiter les différents documents servant aux opérations de la Ville (correspondance, bons de commandes, notes, textes, formulaires, bases de données, comptes-rendus, procès-verbaux, statistiques, tableaux, etc.), faire suivre ces documents aux ressources appropriées

• Coordonner la réservation de salles et d’appareils multimédia ainsi que la planification du montage et du démontage des salles

• Recevoir le courrier postal et électronique et assurer la répartition à l’interne et à l’externe

• Effectuer des suivis administratifs tels que le suivi des encombrants, ainsi que tous autres suivis de nature administrative

• Effectuer le classement et la classification documentaire

• Effectuer divers suivis administratifs et opérationnels à la demande de son supérieur et en support à son équipe

• Participer à l'élaboration et à l'implantation de procédés, d’outils et de nouvelles méthodes de travail découlant de son champ de responsabilités

• Effectuer du travail général de bureau (tel que : photocopies, télécopies, travaux d'impression de formulaires, de documents et de lettres, etc.)

• Utilisation de tout logiciel de gestion documentaire mis en place par la Ville (SharePoint)

• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son supérieur en lien avec la fonction

NOTES : Il est entendu que la présente description d’emploi reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description exhaustive de toutes les tâches à accomplir.