Agent Agente d'approvisionnement

DESCRIPTION SOMMAIRE:

Sous l'autorité du supérieur immédiat, le titulaire du poste étudie les besoins en achats de biens et de services et transige avec des fournisseurs pour combler les demandes des services municipaux. Il collabore et participe avec son supérieur immédiat aux diverses étapes du processus d’approvisionnement au sein de son Service. De plus, l'employé tient à jour l’inventaire et assure le réapprovisionnement en marchandises des magasins, des entrepôts et du dépôt d’outils. L’employé assure le contrôle de l’outillage et du matériel prêté et ce, tout en assurant de donner le service à la clientèle au comptoir pour les clients internes et externes.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS:

1. Participe activement aux processus d'appel d'offre et de mise en concurrence. Analyse les besoins, les risques pouvant survenir en cours de contrat ou après-vente, puis élabore et rédige les devis administratifs ainsi que les documents de demande de prix. Participe, avec les requérants, à la préparation des devis techniques, les révise et les corrige s’il y a lieu. Valide la conformité avec la réglementation ainsi que le respect de la politique d’approvisionnement. Reçoit et vérifie la conformité et vérifie la conformité des soumissions puis fait ses recommandations au Service requérant;

2. Exécute les réquisitions des services municipaux, après en avoir vérifié la teneur, s’assure de leurs exactitudes et de leurs précisions, soit par l’achat auprès de fournisseurs des biens ou services en appliquant les politiques d’achats et la réglementation en vigueur, ou selon l'inventaire du matériel en magasin, dans les meilleurs délais et au meilleur coût;

3. Obtient des données techniques par recherches, rencontres, observations et mesures, afin de définir les réquisitions d'achats et de procéder à l’achat de biens et services;

4. Effectue des estimations pour l’analyse de fabrication ou de réparation et détermine s’il y a lieu d'acheter un produit fini ou de le faire fabriquer ou réparer;

5. Effectue les achats techniques et spécialisés;

6. Conçoit des demandes de contrats à court et à long terme ainsi que selon la Politique d’achats, reçoit et rencontre les représentants des compagnies;

7. Communique et organise des rencontres au besoin avec les services municipaux et les fournisseurs pour expliquer, clarifier, régler les problèmes relatifs à la marchandise, à la livraison de celle-ci, à sa facturation, exige des modifications au besoin, assure lorsque requis le retour des marchandises des services pour crédit ou autres et assure le suivi des marchandises en attente de réclamation pour livraisons futures ou à inventorier;

8. Assure le maintien de l’inventaire de la marchandise à l’aide du système de gestion des achats et au niveau physique, en respectant les quantités minimales établies et les dispose adéquatement dans les magasins et dans les entrepôts en conformité avec les méthodes établies et signale tout écart non conforme;

9. Recherche, selon les besoins, de nouveaux matériaux plus appropriés pour conseiller les services sur la possibilité de substitution, de standardisation des matériaux, afin de bénéficier de produits optimaux;

10. Participe au développement et à la mise à jour des procédures et processus d’approvisionnement. Effectue des recherches sur de nouveaux fournisseurs ainsi que les produits et les services offerts, puis communique avec les ceux-ci afin d’obtenir les renseignements requis et de meilleures conditions d’achat;

11. Détermine les besoins de matériel à inventorier, en assure l'approvisionnement et sa réception et s'assure de la disponibilité des marchandises en magasin;

12. Guide, oriente et instruit les collègues de travail dans leurs activités. Forme les usagers sur la politique, le fonctionnement et l’usage du logiciel des approvisionnements;

13. Assure le réapprovisionnement et gère le dossier du carburant, vérifie les prix, assure la mise à jour des niveaux de carburant, contrôle le NIP (numéro d’identification personnel) et les cartes par véhicule, facture aux services, prépare les rapports hebdomadaires et mensuels pour les vérificateurs, fait le suivi des pannes et de l’entretien des pompes;

14. Participe au suivi du contrôle budgétaire de la Ville;

15. Effectue les diverses tâches de bureau reliées aux besoins de son Service tel que le classement, la correspondance, rédaction de rapports et notes, l’affranchissement du courrier et s’assure du réapprovisionnement des fonds et des « valeurs postales » selon les méthodes établies et autres;

16. Effectue le suivi du programme SIMDUT, s’assure de l’exactitude des données ainsi que de leurs mises à jour dans les divers services de la Ville;

17. Gère les demandes de réservations de prêt d’équipements des services ou organismes paramunicipaux, effectue les demandes de transport, assure le contrôle des sorties et retours de ses équipements;

18. Assure la remise des pièces, du matériel et des équipements requis aux employés et participe à la préparation de la liste du matériel désuet aux fins de dispositions;

19. Effectue le réapprovisionnement et la réception de marchandises en inventaire, vérifie si celle-ci correspond à la commande émise, procède à une inspection visuelle de la qualité et effectue selon les procédures établies la remise de celle-ci auprès des employés tout en répondant à leurs questions;

20. Récupère, reçoit et prépare les matériaux destinés au recyclage et communique avec les recycleurs pour la cueillette et assure auprès du fournisseur le réapprovisionnement des réservoirs de propane des chariots élévateurs;

21. Prépare et expédie les divers colis à l’interne comme à l’externe.

NOTE: Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Programme d'accès à l'égalité en emploi : si vous êtes une personne en situation de handicap et nécessitant un accomodement pour des examens ou une entrevue de sélection, nous vous prions de le mentionner à l'employé qui vous contactera, le cas échéant.