Adjoint(e) aux opérations

Nous recherchons un responsable des opérations pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant que pivot central de nos activités, vous serez chargé(e) de coordonner et superviser les opérations quotidiennes pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.

Descriptif de poste :

Responsabilités générales

• Assister la direction dans diverses tâches administratives, incluant la rédaction d'avis, de lettres et le suivi de commandes
• Gérer et mettre à jour les dossiers liés à la location et à l'entretien des immeubles
• Assurer un service client de qualité pour la clientèle résidentielle et commerciale, en traitant les demandes et les plaintes
• Collaborer avec le contremaître pour le suivi des dossiers et la planification des travaux dans les logements et locaux commerciaux
• Participer à l'amélioration des processus internes en mettant à jour les procédures et guides
• Contribuer à la cohésion d'équipe en gérant les communications internes et en organisant des activités d'entreprise

Marketing

• Veiller à l'application rigoureuse des normes graphiques et de l'image de marque dans toutes les communications de l'équipe
• Maintenir et optimiser le contenu du site web de l'entreprise pour assurer l'exactitude et la pertinence des informations
• Assister à la création et au suivi des campagnes publicitaires sur Google Ads et Meta, en collaboration avec une agence externe
• Élaborer, proposer et exécuter un calendrier éditorial pour les réseaux sociaux, incluant la rédaction des textes et la création des visuels

Activités de location

• Participer activement à la commercialisation des disponibilité (mise à jour des brochures, annonces web, affichage sur site)
• Gérer les demandes des clients et résoudre les problèmes mineurs
• Coordonner l'envoi et la signature de documents légaux via des outils numériques
• Maintenir à jour les informations clients (contacts, assurances, systèmes d'alarme, clés, etc.)
• Prendre en charge les visites de manière ponctuelle
• Rédiger des ententes de location selon des modèles préétablis
• Préparer et assurer le suivi de soumissions
• Effectuer toute autre tâche connexe pouvant être liée à cet emploi

Exigences :

• DEC et trois années d’expérience pertinentes
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, particulièrement Outlook, Word et Excel
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule personnel

Profil recherché :

Compétences linguistiques et communicationnelles

• Maîtrise impeccable du français écrit et oral
• Bonne connaissance de l’anglais : capacité à répondre aux appels et à communiquer de manière adéquate
• Excellentes habiletés de communication et de négociation
• Capacité à être persuasif et à faire preuve d’initiative

Qualités professionnelles

• Souci d'excellence en matière de service à la clientèle
• Capacité d'analyse, de résolution de problèmes et de prise de décisions
• Rigueur dans le suivi des dossiers et l'organisation du travail
• Autonomie et capacité à travailler efficacement en équipe
• Aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles

Compétences techniques

• Habiletés en mise en page avec une attention particulières aux détails visuels
• Aptitude à utiliser et intégrer l’intelligence artificielle dans les tâches quotidiennes (ex. : ChatGPT, Canva)
• Connaissance du logiciel Hopem (un atout)

Avantages :

• Cellulaire intelligent sera fourni à l’employé pour ses appels d’affaires.
• Assurance collective avec accès à la télémédecine (assurance dentaire disponible)
• REER collectif avec participation de l’employeur

Vacances : À définir

Horaire/calendrier de travail : Aux fins du présent contrat, l’horaire de 35,5h/semaine du lundi au jeudi de 8h30 à 17h à l’exception de 8:30 à 15h le vendredi. Le bureau ferme les vendredis d’été à 12h généralement du 1er juillet au 1er septembre à la discrétion de la direction et selon le travail à réaliser. Cet horaire pourra cependant être modifié en fonction du travail requis.

Une heure de dîner est allouée aux frais de l’employé.

Si vous êtes une personne organisée, polyvalente et proactive, prête à relever de nouveaux défis au sein d'une entreprise en pleine croissance, nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe.