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Réseau de transport de la Capitale (RTC)

Agent - soutien administratif

720, rue des Rocailles, Quebec City,QC
  • 56400.00 to 72300.00 $ per year according to experience

  • 35.00 h - Full time

  • Permanent , Telecommuting job

  • Day

  • 1 position to fill as soon as possible

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Benefits

Agent(e) aux horaires
Direction exécutive du développement réseau et de l'expérience client / Service à la clientèle
Poste régulier - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail
Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)

Ce que nous vous offrons :

• Projets passionnants;
• Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;
• Conciliation travail / vie personnelle;
• Programme d’assurance collective complet;
• Régime de retraite à prestations déterminées;
• Accès à un gym 7 jours sur 7;
• Carte OPUS.

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la supervision du chef service à la clientèle, la personne assume le secrétariat du service en soutenant le personnel dans l’exécution de leurs tâches.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Tâches spécifiques :
• Prépare les horaires de travail du personnel de son secteur d’activités en fonction des besoins et paramètres transmis par les gestionnaires du service en conformité avec les règles établies;
• Pourvoit au remplacement et ajout du personnel de son secteur d’activités en fonction des besoins et des paramètres établis par les gestionnaires du service;
• Traite les demandes pour l’obtention des laissez-passer spéciaux (moniteur, accompagnateur) et en assure le suivi auprès des personnes concernées;
• Effectue, au besoin, des travaux de secrétariat pour les autres unités de travail de la Direction exécutive du développement réseau et de l’expérience client.

Tâches générales :
• Reproduit, à l’aide d’outils bureautiques, divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle;
• Participe à la préparation de tableaux, documents, présentations et rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles;
• Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents;
• Effectue, reçoit, transmet et filtre les appels téléphoniques, prend les messages, donne des renseignements reliés à sa fonction et accueille les visiteurs;
• Tient à jour l’agenda du chef, coordonne les activités relatives à la préparation de réunions, conférences, voyages : fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, effectue les réservations, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents;
• Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes rendus;
• Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du service en utilisant les outils requis;
• Répond à diverses demandes d’information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires;
• Recueille, de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie;
• Agit comme personne-ressource auprès du personnel du service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites.

Work environment

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Requested skills

PROFIL RECHERCHÉ
• DEP en secrétariat
• 2 ans d’expérience pertinente
• Connaissance approfondie du français écrit
• Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance de base de l’anglais écrit
• Sens de la planification, de l’organisation et capacité à trouver des solutions optimales

Equal Opportunity Employer

This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Requirements

Level of education

Professional

Diploma

DEP

Completed

Work experience (years)

3-5 years

Written languages

Fr : Advanced

Spoken languages

Fr : Advanced

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