Agent ou agente à l'accueil et à l'information

Du 28-11-2024 au 12-12-2024

Bureau des bourses et de l'aide financière
Pavillon Alphonse-Desjardins
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.

Attributions caractéristiques

1. Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter.
2. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition.
3. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances.
4. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis.
5. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
6. Vend du matériel et tient une caisse.
7. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.S.
Expérience :
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Une bonne connaissance de l'anglais est exigée

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Sous la responsabilité d’une professionnelle, assurer un service à la clientèle efficient au niveau de l’accueil, du service téléphonique et des courriels. Donner de l’information générale et voir à l’application et au respect des règles en lien avec les différents programmes de bourses d’études et d’aide financière aux études du gouvernement (prêts et bourses). Accompagner et conseiller l’étudiant dans les différentes étapes d’obtention d’une bourse ou aide financière. Comprendre les données de la gestion des études inscrites dans les logiciels, afin de valider l’admissibilité des étudiants aux différents concours de bourses et de confirmer leurs renseignements scolaires dans le système de l’Aide financière aux études permettant l’attribution des prêts et bourses. Assurer la mise à jour de l’affichage des bourses qui lui sont confiées, préparer des attestations et effectuer certaines tâches générales de bureau.

Tâches et responsabilités:

• Assurer un service à la clientèle efficient à l’accueil, au téléphone et par courriel ;
• Guider l’étudiant dans sa recherche dans le Répertoire des bourses;
• Donner de l’information sur les règles et démarches concernant les programmes de bourses et d'aide financière aux études (AFE) ;
• Présenter et expliquer à l’étudiant le détail de son calcul d’aide financière ;
• Référer les étudiants en deuxième ligne vers une agente spécialisée lorsque requis ;
• S’assurer de la conformité des renseignements scolaires inscrits au dossier de l’étudiant dans le système du ministère (Contact), en fonction des règles applicables, avec les données de la gestion des études (inscription) ;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.