Agent(e) d'administration à la Direction générale (remplacement à temps complet)

Un cégep inspirant et accessible pour une meilleure qualité de vie ! Le cégep vous offre une large possibilité de carrières dans un environnement dynamique et innovateur. Joignez-vous à notre équipe !

- La possibilité de concrétiser et de réaliser des projets stimulants;

- La possibilité de faire une différence auprès de nos étudiants et au sein de nos équipes de travail;

- Mesures de conciliation travail/vie personnelle;

- Régime de retraite, avantages sociaux, et divers congés sociaux;

- Cafétéria et comptoir santé;

- Salle de conditionnement physique, piscine, gymnase, bibliothèque, clinique d’hygiène dentaire, garderie, activités culturelles (expositions, spectacles, etc.);

- Programmes de cheminement de carrière, de perfectionnement, d’activités de reconnaissance, de prévention et de promotion de la santé.

DESCRIPTION DU POSTE
Remplacement à temps complet 

NATURE DU TRAVAIL

Sous l’autorité de la directrice générale par intérim, l’agent ou l’agente d’administration est responsable des fonctions de gestion appliquées à des activités à caractère administratif et aux ressources afférentes. Il ou elle contribue au bon fonctionnement logistique et organisationnel de la Direction générale, des communications et des relations avec l’ensemble de la communauté interne et externe.
 

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

- Assure la coordination de l’ensemble du travail de secrétariat de la Direction générale, notamment en rédigeant des lettres, des communiqués, des avis de convocation et des procès-verbaux, en effectuant le tri et le classement de la documentation et en assurant la mise à jour de tout document;
 
 - Assure la gestion de l’agenda et des courriels de la Direction général, des rendez-vous et des inscriptions aux différents comités et événements;
 
- Assure la coordination et l’organisation des rencontres du conseil d’administration et du comité exécutif et informe les nouveaux membres quant aux mécanismes de fonctionnement et de communication;
 
 - Soutient, dans le cadre de ses responsabilités de représentation du Collège, le directeur général dans la gestion des communications et de liaison entre la direction et la communauté interne et les organismes externes;
 
 - Élabore des échéanciers de travail, des calendriers de rencontre et des processus de travail, de concert avec le directeur général;
 
 - Participe à l’élaboration, à la mise en place et à l’application des politiques et procédures relatives aux activités dont elle est responsable, notamment la gestion des documents administratifs, la gestion des budgets de la Direction générale;
 
 - Supervise, selon son niveau de responsabilité, l’application de dispositions légales qui régissent l’enseignement collégial de même que l’application locale des politiques, règlements et procédures;
 
 - Participe à la préparation du plan de travail annuel du Collège ainsi que des bilans périodiques, assure la collecte des informations pertinentes aux suivis à effectuer;
 
 - Assure la coordination, la préparation et le suivi des budgets sous sa responsabilité;
 
 - Reçoit, approuve ou fait approuver par le directeur général, les factures adressées à la Direction générale;
 
 - Réponds aux plaintes formulées à la Direction générale, réfère celles-ci à la direction concernée et s’assure du suivi, et au besoin, fixe un rendez-vous avec le directeur général;
 
 - Assure le service à la clientèle à la Direction générale (boîte courriel et appels);
 
 - Accueille les visiteurs, le personnel et les étudiants, transmets l’information requise ou fixe un rendez-vous avec le directeur général ou réfère à qui de droit;
 
 - Est responsable du système de gestion des documents de la Direction générale et du contrôle de l’application des procédures inhérentes.
 
Peut être appelé à effectuer toute autre tâche connexe demandée par la directrice générale par intérim.

PAÉE

Le Cégep de Saint-Hyacinthe souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

QUALIFICATIONS REQUISES

- Détenir un diplôme d’études collégiales avec option appropriée notamment en bureautique et six (6) années d’expérience pertinentes;
Ou
- Détenir un diplôme d’études secondaires ou certificat de qualification valide pour l’exercice d’un métier et dix (10) années d’expérience pertinente;
- Un minimum de trois (3) exercées auprès d’une Direction de service sera considéré comme un atout;
- La connaissance du milieu collégial s’avère être un atout ;
- Une formation universitaire sera considérée comme un atout;
- Maîtriser les méthodes et les usages du rôle d’adjoint(e) à la direction;
- Maîtriser les outils Office 365;
- Très bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite.

PROFIL RECHERCHÉ

- Habiletés pour les relations interpersonnelles orientées vers le client ;
- Rigueur et minutie ;
- Faire preuve d’une grande discrétion ;
- Sens de l’organisation développé ;
- Proactivité et autonomie ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans le respect des priorités et des délais.