Agent(e) gestion de documents

Relevant de la Gérante, Contrôle des documents, vous aurez à collaborer avec les différents départements pour assurer le contrôle de la documentation générée dans le cadre du projet en cours, dans el respect des politiques et procédures établies.

DESCRIPTION

• Recevoir et trier tous les documents contractuels et livrables (plans, dessins, mémos, catalogues de référence, spécifications, devis et autres);
• Analyser sommairement les documents afin de leur attribuer une codification permettant le classement systématique, et enregistrer les métadonnées relatives à chacun des documents;
• Assurer la liaison entre le département de contrôle documentaire, les fournisseurs et les clients pour garantir le contrôle de tous les documents techniques et non techniques;
• Apporter les modifications aux copies des documents lorsque des changements surviennent, et transférer les copies modifiées aux personnes concernées;
• Contrôler l’utilisation des documents en appliquant les procédures et politiques de sécurité relatives à la consultation, l’impression, l’archivage, etc.
• S’assurer que tous les documents soient disponibles au dernier niveau de révision;
• Participer à la mise à jour des procédures et instructions de travail du département de contrôle documentaire;
• Veiller à l’application des politiques et procédures quant au contrôle documentaire et soulever toute problématique rencontrée;
• Soutenir les équipes avec le système de classement des documents, le logiciel de gestion utilisé et dans l’application des processus;
• Accomplir toute autre tâche connexe assignée par la supérieure immédiate.