Notre société, spécialisée dans le domaine de la construction (rénovation résidentielle) et en forte croissance, recherche un(e) candidat(e) motivé(e) et polyvalent(e) pour occuper le poste de secrétaire / assistant(e) administratif(ve). Sous la supervision de la V.P. Directrice générale, le (la) titulaire du poste sera chargé(e) d’effectuer diverses tâches administratives et de comptabilité de base, tout en veillant à respecter la hiérarchie.
Missions Principales :
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Tâches Administratives Générales :
- Réception des appels et messages téléphoniques.
- Envoi de courriers électroniques.
- Assistance à la création des permis d’occupation pour la ville de Montréal avant les travaux d’installation chez les clients.
- Maintien de l'agenda de la directrice et des membres de l’équipe (au besoin).
- Classement et archivage des dossiers, mise à jour de certaines informations requises.
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Comptabilité :
- Sous la supervision de la V.P. Directrice générale, gérer les comptes recevables et payables, notamment :
- Effectuer les entrées de factures.
- Créer et suivre les comptes clients, ainsi que gérer les dépôts.
- Suivi précis des paiements des factures des comptes fournisseurs chaque semaine.
- Exigence de maîtrise du logiciel QuickBooks et des bases de la comptabilité.
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Suivi des Associations :
- Assurer le suivi des dossiers d’associations de la compagnie avec la supervision de la directrice générale, y compris :
- Dossier APCHQ : suivi de la prévention, aide CNESST.
- Dossier RBQ : mise à jour régulière.
- Dossier Assurances : suivi et mises à jour.
- Préparation aux inspections CNESST et vérification de la conformité aux normes de travail.
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Autres Tâches Administratives :
- Exécution de travaux administratifs variés, incluant la compilation et la transcription de données, vérification visuelle de documents, et complétion de formulaires.
- Utilisation régulière des outils technologiques, tels que la Suite Office et QuickBooks.
- Mise à jour des logiciels et gestion des demandes de fournitures de bureau.
Exigences :
- Diplôme : Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une attestation d'études pertinentes équivalente reconnue au Canada.
- Expérience : Minimum de 5 années d’expérience en tant que secrétaire ou assistant(e) administratif(ve).
- Compétences Linguistiques : Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Compétences Extra : Expérience en rédaction de comptes rendus, gestion d'agendas, et correction de documents en français et en anglais.
- Technologies : Exigence de maîtrise du logiciel QuickBooks et des bases de la comptabilité. Bonne connaissance de la Suite Office (Excel, Gmail), ainsi que des réseaux sociaux et des plateformes publicitaires.
- Qualités Recherchées : Respect de hierarchie Proactivité, esprit d’équipe, ouverture d’esprit, attitude positive, adaptabilité et facilité de communication.
Nous recherchons un(e) candidat(e) qui apprécie la diversité des tâches administratives et qui souhaite s’investir au sein d’une PME dynamique. Si vous êtes organisé(e), réactif(ve) et que vous aimez travailler en collaboration, nous serons ravis d'accepter votre candidature.
