Adjoint.e administratif.ve - Projet civil majeur

Lieu : Siège social à Saguenay
Statut : Temps plein
Début : Dès que possible

Supérieur immédiat : Direction de projet

Description du poste

En tant qu’adjoint.e administratif.ve de projet, vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative et financière de projet civil majeur. Vous serez le point de liaison entre l’équipe chantier (chargé de projet), le directeur financier et le contrôleur. Vous contribuerez activement au bon déroulement du projet en assurant le suivi rigoureux des dossiers administratifs, contractuels et financiers.

Principales responsabilités

Administration de projet :

• Participer à l’ouverture et la fermeture des contrats (création de phases, budget)
• Préparer les listes de taux de main-d’œuvre et d’équipements
• Gérer les échanges de courriels et le classement des documents projet

Suivi client :

• Vérifier les quantités transmises par le chantier
• Préparer et envoyer les décomptes et pièces justificatives
• Effectuer la facturation et le suivi des paiements
• Gérer les retenues et les quittances

Gestion des sous-traitants et fournisseurs :

• Préparer et envoyer les sous-contrats et contrats abrégés
• Assurer le suivi des attestations, assurances, résolutions
• Gérer les engagements, avenants, dénonciations et libérations
• Vérifier les taux horaires et assurer le suivi des travaux en extra

Dossiers monétaires et suivis financiers :

• Compiler les dépenses contrôlées et les propositions forfaitaires
• Assurer le suivi des avenants et tenir à jour le registre des dossiers monétaires
• Produire les fichiers de suivi des coûts et classer les dossiers selon leur statut

Facturation et comptabilité :

• Assurer l’ouverture des dossiers de facturation
• Suivre les coûts à facturer dans notre système comptable
• Compiler et proposer les montants à facturer

Profil recherché

• Diplôme en administration ou bureautique, ou expérience équivalente
• Expérience dans le domaine de la construction (chantier ou bureau de projet)
• Maîtrise d’Excel et des outils bureautiques
• Rigueur, autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Esprit d’équipe et excellente communication

Conditions

• Salaire compétitif selon expérience
• Gamme complète d’avantages sociaux
• Horaire flexible selon les besoins du chantier
• Environnement stimulant, projet d’envergure et équipe mobilisée

*Nous souscrivons au principe d’équité en emploi et appliquons un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.