Adjoint administratif

Le titulaire du poste joue un rôle du support clé auprès des membres de la direction en exécutant plusieurs tâches administratives. 

Voici un sommaire des taches:

• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou divers comités ; faire le nécessaire pour collecter les informations requises et faire les suivis nécessaires;
• Assister à certaines réunions pour en faire le compte-rendu écrit, faire les suivis découlant de ces compte-rendu;
• Gérer l’agenda du Président et du Directeur Général;
• Planifier et coordonner les horaires d’activités et de réservations nécessaires du président et du directeur général;
• Classement, photocopies, produire des rapports, entrée de data, divers suivis;
• Remplacer la réceptionniste au besoin, soit au moins 1.5 jour par semaine et y faire les taches associées;
• S’assurer de la mise à jour des informations diffusées sur la page web de l’entreprise en collaboration avec les ressources humaines;
• Produire différentes communications internes en collaboration avec les ressources humaines;
• Rédaction de lettres, notes, présentations, documents etc;
• Assurer le suivi et la gestion administrative des dossiers sous sa responsabilité;
• Soutenir au besoin, les autres membres de la direction pour leurs besoins administratifs;
• Toutes autres besoins d’ordre administratif.

FORMATION:

• Diplôme d'études collégiales en secrétariat ou technique de bureau
• Toute combinaison d'expérience et d'étude pertinente pourra être considérée

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE:

• + 5 ans d'expérience dans un poste similaire
• Excellente maitrise de la suite Microsoft (Excel, Word et Powerpoint) est nécessaire;
• Excellent français écrit et oral, l'anglais est un atout
• Expérience dans le milieu de la construction un atout.

COMPÉTENCES:

• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
• Capacité à rédiger des textes, lettres ou toute autres communications;
• Très bon sens de l'organisation et du détail, autonomie, gestion des priorités;
• Sens des responsabilités;
• Une haute confidentialité est nécessaire pour ce rôle;
• Tact et diplomatie
• Aimer le travail d'équipe