Réceptionniste

Sommaire :

Le/La réceptionniste a pour objectif premier de répondre en tout temps durant les heures de travail à la clientèle soit par téléphone ou au bureau et de les rediriger vers la personne attitrée à la demande. Il/Elle est donc le premier contact direct avec les clients et doit s’assurer de rendre un service à la clientèle de qualité en continu.

De plus, elle s’occupe de la prise de rendez-vous pour les associés lorsque le client communique directement au bureau et s’occupe de diverses autres tâches administratives.

En intégrant notre équipe, plusieurs avantages s’offrent à toi!

• Horaire allégé durant la période estivale ;
• Un accès à une gamme complète d'assurances collectives ;
• Un accès à des avantages sociaux sur mesure à tes besoins ;
• Un accès direct aux associés qui te feront évoluer professionnellement ;
• Un employeur qui a à cœur la santé et le bien-être de son équipe ;
• La chance de contribuer au succès du cabinet et à son développement ;
• Salaire compétitif ;
• Heures supplémentaires rémunérées ;
• De la formation continue.

Responsabilités principales :

• Répondre aux appels entrants et accueil des visiteurs à la réception et rediriger la clientèle vers la bonne personne en fonction du besoin ;
• Prendre les rendez-vous pour les associés et confirmer les rendez-vous client la veille par téléphone ;
• Recevoir le courrier et en faire la distribution et envoi des documents par la poste ;
• Planifier les rencontres pour la remise des états financiers en personne ou via le portail, en vérifiant la préférence du client. Informer sa superviseur(e) et s’il y avait des interrogations de la part du client ;
• Effectuer la mise à jour des informations des clients dans la base de données en continu et s’assurer que l’ensemble des documents pour un client sont placés dans le mandat approprié ;
• Faire l’assemblage des déclarations de revenus des particuliers ;
• Communiquer avec le client par téléphone durant la saison d’impôts lorsque leur déclaration est prête à être récupérée ;
• Faire les photocopies et s’occuper de l’envoi et de la réception des fax et du scan des documents finalisés ;
• Effectuer le classement des feuilles importantes à mettre à chacun des dossiers et scanner les dossiers corporatifs pour les déposer dans le Caseware ;
• Répondre aux courriels envoyés à la messagerie de la Réception ;
• Ouvrir les enveloppes des dépôts pour les comptes et l’amener directement à la bonne personne à la comptabilité ;
• Nettoyer l’aire de la salle de bain et les serviettes réutilisables ainsi que le nettoyage du bureau et de l’aire de la machine à café dans la cuisine ;
• Toutes autres tâches connexes liées à la Réception.