Agent(e) administratif(ve) - DQERP

L’Ordre des pharmaciens du Québec est à la recherche d’un(e) agent(e) administratif(ve). La direction de la qualité de l’exercice et des relations partenaires (DQERP) a pour mission de soutenir et maintenir à jour l’engagement des pharmaciens afin d’inspecter, développer, perfectionner et faire évoluer l’exercice professionnel en relation avec les besoins de la société.

Joignez une organisation en phase avec vos valeurs

L’Ordre des pharmaciens du Québec est une organisation dynamique toujours prête à s’adapter aux défis que rencontrent les quelque 10 000 pharmaciens du Québec. À l’Ordre, vous intégrerez une équipe formée de gens passionnés et compétents, unis derrière la mission commune de faire en sorte que chaque Québécois reçoive des soins et services pharmaceutiques de qualité. Les valeurs qui nous définissent sont l’agilité, l’adaptabilité, la collaboration, le pragmatisme, l’innovation et le courage. Ces valeurs ne sont pas qu’écrites sur papier, elles sont vécues au quotidien!

Ce que vous pourrez réaliser à ce poste

Sous la supervision de la coordonnatrice responsable du soutien administratif, l’agent (e) administratif (ve) incarne l’offre de services administratifs. Dans cette optique, il(elle) est principalement responsable du service à la clientèle et de coordonner et réaliser les activités administratives de la DQERP selon les principaux axes de service de la direction : inspection, formation continue, soutien professionnel et soutien administratif. Il(elle) doit faire preuve d’agilité et être en mesure de naviguer aisément d’un axe de service à l’autre et de prendre en charge un éventail d’activités.

Plus spécifiquement, vous réaliserez les fonctions suivantes :

Inspection professionnelle :

• Soutenir administrativement les activités d’inspection professionnelle en collaboration avec les inspecteurs;
• Soutenir administrativement les activités de l’inspection particulière sur la compétence;
• Traiter les dossiers et les demandes provenant du syndic et d’autres instances;
• Prendre en charge les activités d’auto-inspection;
• Soutenir la directrice de l’inspection et les inspecteurs dans la gestion du changement.

Formation continue et accréditation :

• Traiter les demandes d’accréditation;
• Planifier et organiser la logistique des activités de formation continue;
• Coordonner la logistique du portfolio et du portail de formation continue;
• Négocier les contrats et aspects logistiques avec les partenaires et fournisseurs;
• Assurer le service à la clientèle pour les organisateurs d’activités de formation continue;
• Participer activement aux réunions et activités de l’équipe de formation continue.

Soutien professionnel :

• Participer à divers groupes de travail, comités et projets de la planification stratégique de l’Ordre et de la DQERP;
• Assister aux réunions de l’équipe de soutien professionnel et de formation continue.

Soutien administratif :

• Agir comme agent de liaison entre les groupes de travail et l’équipe administrative. Informer sur l’avancement des travaux et leur impact;
• Gérer et coordonner des projets d’amélioration continue;
• Développer et mettre en place des procédures pour soutenir les activités de la direction;
• Structurer et compiler des données et des statistiques pour le tableau de bord de la direction, le rapport annuel ou des projets spécifiques;
• Tenir à jour les calendriers et outils de gestion (calendrier de garde, de vacances, liste des assignations de l’équipe, etc.);
• Gérer les calendriers du directeur de la qualité de l’exercice et des relations partenaires, et de la directrice de l’inspection professionnelle;
• Mettre à jour et classer les documents de la DQERP selon le plan de classement et le calendrier de conservation approuvés;
• Assurer le respect des normes graphiques et de publication de l’Ordre;
• Traiter la correspondance interne et externe de la DQERP;
• Faire le remplacement à la réception selon les besoins;

• Exécuter tout autre mandat que lui confie son superviseur immédiat.

Travailler à l’Ordre c’est :

• Œuvrer dans un contexte stimulant et un climat collégial
• Être supporté(e) dans son développement professionnel
• Bénéficier d’avantages sociaux compétitifs, comprenant notamment :
  • assurances collectives individuelles payées à 100 %, compte de gestion de santé,
    contribution de 5% de l’employeur à votre régime de retraite
  • une semaine de travail de 35 h pendant l’année, de 32h l’été (vendredis PM de congé) et un milieu soucieux d’adapter l’horaire de travail aux réalités individuelles
  • dix jours calendrier payés durant la période des Fêtes
  • une journée de congé lors de votre anniversaire de naissance
  • une journée pour effectuer du bénévolat pour une cause supportée par l’Ordre
  • trois journées de congé personnels
  • Journées illimitées de congé maladie
  • la possibilité d’effectuer du télétravail nomade jusqu’à huit semaines par année