Stage en événementiel

OFFRE DE STAGE EN ENTREPRISE (Avril et mai 2025)

* Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

Fondé en 1979, Signes d’Espoir est un organisme à but non lucratif qui a pour mission d’offrir de la formation, du travail et des résidences aux personnes sourdes et/ou vivant avec des limitations physiques, intellectuelles ou psychologiques. Signes d’Espoir est composé de trois entités distinctes : le Centre Signes d’Espoir, l’Atelier Signes d’Espoir et la Fondation Signes d’Espoir. Ensemble, ces trois organismes emploient près de 100 personnes.

RÔLE DU STAGIAIRE

Sous la supervision de la coordonnatrice des levées de fonds et des communications (Fondation Signes d’Espoir), le stagiaire participera activement à l’organisation et à la réalisation de notre 16e édition du Gala homard, qui aura lieu le 15 mai 2025.

Le stagiaire doit être polyvalent et avoir de la facilité à faire des recherches, de la coordination de projets et il sait offrir de façon proactive un soutien au niveau de l’organisation d’événement. Le stagiaire doit avoir une bonne capacité d’adaptation, une facilité à gérer la pression, en plus de posséder d’excellentes qualités interpersonnelles et un sens de l’organisation. Il sait faire preuve de rigueur, de planification et d’un certain niveau d’autonomie dans son travail.

DESCRIPTION DE TÂCHES

• Participer à la révision finale du rapport d’activité 2024-2025.
• Organisation et réalisation du Gala homard (être disponible dans la soirée du 15 mai 2025).

Préparation de l’événement (1 mois avant) :

• Plan de salle et attribution des tables (fichier Excel).
• Compléter les inscriptions des invités (nom, entreprise, allergies, choix de menu, etc.).
• Révision du déroulé de la soirée et révision des tâches des bénévoles.
• Révision de l’infolettre d’invitation et du communiqué de presse post événement.
• Révision du Powerpoint.
• Divers préparatifs pour la soirée (menu, dégustation de bière, liste des contacts, etc…)
• Révision de la liste de matériel.
• Préparation de la liste et emballage des lots de l’encan.
• Préparation du tirage.
• Créer un code QR pour l’encan.
• Création d’un Powerpoint pour la collecte des dons.
• Participer aux réunions de planification.

La veille de l’événement (14 mai 2025)

• Rassembler le matériel dans le camion pour le transport du lendemain.
• Participer aux derniers préparatifs.

Le jour de l’événement (15 mai 2025 de 10h à 23h approx.)

• Support à la coordonnatrice des levées de fonds et des communications et à l’équipe de bénévoles.
• Superviser le déroulement de la soirée et les tâches de chacun.
• Montage des diverses tables (accueil, encan, dons).
• Supervision de l’accueil (4 ordi sur le Drive, tableau Excel complété en temps réel).
• Superviser les diverses ventes pendant la soirée (application square).
• Compléter le tableau des gagnants des lots de l’encan et procéder au paiement des lots.
• Participer au ramassage de la salle de cocktail et de la salle de banquet.

Post-événement :

• Participer au post-mortem de l’événement.
• Toutes autres tâches connexes en lien avec le programme d’étude.