Executive Assistant

As a trusted partner to advisors, at Manulife Bank, we deliver sophisticated lending solutions and financial strategies that don’t just grow wealth, they amplify it. Built on a foundation of excellence and driven by bold innovation, we empower advisors to deepen relationships, unlock potential, and redefine success for their clients.

We’re looking for an Executive Assistant to provide effective and timely administrative support for the VP, Head of Residential Lending and VP, Head of Retail Products & Portfolio Yield Management. This position requires a proven self-starter who takes initiative and thrives in a fast-paced environment.

Position Responsibilities:

• Administrative Support:
  • Manage routine administrative tasks, including correspondence, scheduling appointments, and coordinating meetings and travel in line with company policies.
  • Oversee calendar management, track expenses for the VP, and handle e-mail monitoring and e-filing.
  • Facilitate communication with internal and external contacts to arrange meetings and provide information.

• Material Preparation:
  • Prepare materials for meetings, reports, and seminars, ensuring the VP has all necessary documentation and agenda items.

• Departmental Budget and Expenses:
  • Verify "Performance to Plan" accuracy, address discrepancies, and process expenses and invoice payments.

• Employee Onboarding:
  • Coordinate with IT, Security, HR, and Facilities to ensure new employees have IT and physical access and a well-equipped workspace.

• Employee Termination:
  • Arrange with relevant departments to revoke access, recover company property, and update company databases for departing employees.

Required Qualifications:

• College diploma in Administration or Business or extensive related business experience.
• 3 plus years of administrative experience in a business environment
• Excellent verbal and written communication.
• Proficiency with all MS Office applications including MS Word, Excel, and PowerPoint.

Preferred Qualifications:

• Technical Proficiency and Initiative:
  • Possess a working knowledge of SharePoint, enabling effective management and organization of digital resources.
  • A proven self-starter who thrives in a fast-paced environment, demonstrating the ability to work independently and proactively.

• Attention to Detail and Confidentiality:
  • Exhibits strong attention to detail and maintains a high degree of accuracy in all tasks.
  • Capable of handling confidential matters with discretion, ensuring sensitive information is protected.

• Prioritization and Multitasking:
  • Skilled in balancing multiple priorities and projects, effectively prioritizing work to meet deadlines while delivering results.
  • Demonstrates competencies in activity coordination and prioritization to enhance service delivery effectiveness.

• Interpersonal and Communication Skills:
  • Strong interpersonal and diplomacy skills, comfortable interacting with senior management and individuals at all levels.
  • Engages in effective business partnering to foster collaboration and achieve organizational goals.

• Decision-Making and Process Improvement:
  • Authority to prioritize meetings, calls, and situations to optimize workflow.
  • Focused on improving administrative business practices to increase overall effectiveness and troubleshoot technical issues efficiently.

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.
• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.
• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

#LI-HYBRID

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

À Manuvie/John Hancock, nous embrassons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir un effectif qui est aussi varié que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent une mesure d’adaptation raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande de mesures d’aménagement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie/John Hancock. Pour demander une mesure d’aménagement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région principale

Semaine de travail comprimée

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.