Agent ou agente de bureau

Du 20-12-2024 au 03-01-2025

Faculté des lettres et des sciences humaines
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :
Autres :

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Le Centre multifacultaire d’examens (CME) s’inscrit dans la volonté de cinq facultés (la Faculté de droit (FD), de lettres et sciences humaines (FLSH), de sciences sociales (FSS), de philosophie (FP), de théologie et sciences religieuses (FTSR)) de mutualiser les ressources humaines, financières, et matérielles nécessaires pour planifier, organiser et contrôler les activités permettant la dispensation d’examens avec mesures d’accommodement pour les personnes étudiantes en situation de handicap.

La personne sélectionnée intégrera ainsi un nouveau centre de services partagés et contribuera au maintien d’une offre de service de qualité auprès des personnes étudiantes en situation de handicap bénéficiant de mesures d’accommodements scolaires.

Tâches et responsabilités:
Gestion des demandes d’accommodement pour les examens :

• Planifier les examens en utilisant le système informatique du CME et en allouant les ressources nécessaires (locaux, personnel de surveillance, postes informatiques ou ordinateurs portables) selon le nombre de personnes étudiantes avec mesures d’accommodement scolaires.
• Recueillir les copies électroniques d’examen auprès des départements et écoles concernés.
• Imprimer les copies d’examen ou les mettre sur une clé USB.
• Préparer les enveloppes pour le personnel surveillant ainsi que les ordinateurs portables servant aux examens dans les locaux hors du Centre.
• Etc.

Activités de surveillances d’EMA

• Participer au processus d’embauche et d’affectation du personnel surveillant;
  • Selon la planification des examens, déterminer le nombre requis de personnes surveillantes
  • Constituer et mettre à jour la banque de surveillants.es.
  • Valider l’admissibilité des personnes ayant démontré leur intérêt pour la surveillance
  • Etc.

Service à la clientèle et liaison avec les services institutionnels :

• Accueillir le personnel surveillant et la clientèle étudiante se présentant au Centre; répondre aux questions (courriels, appels téléphoniques, visites) et référer aux personnes-ressources, le cas échéant.
• Etc.

Activités structurantes du projet pilote :

• Recueillir et tenir à jour l’information permettant de planifier et contrôler les ressources matérielles, humaines et financières nécessaires au bon déroulement du projet pilote;
• Participer à l’élaboration du calendrier des activités administratives du Centre;
• Etc.

*Le travail est en présentiel

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Pier Couture à l'adresse suivante: marie-pier.couture@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.