Description
Du 19-09-2024 au 26-09-2024
Faculté de médecine
Vice-décanat aux études médicales doctorales
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec
Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
Taux horaire: 26.81$ à 31.73$
Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste: 71441
Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
L'horaire est variable, cependant, une permanence est à assurer en alternance.
La personne salariée peut, avec l’accord de son supérieur immédiat, effectuer du travail à distance.
Budget: Fonctionnement Description de fonction
Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.
Attributions caractéristiques
- Voit à l'organisation, la coordination et à la réalisation de l'ensemble des activités administratives propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
- Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur.
- Répond aux demandes d'information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels.
- Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité.
- Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'il ou qu'elle assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi.
- Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l'information sur le programme et ses activités.
- Veille au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'Université en liaison avec la gestion des études.
- Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
Scolarité : D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
Autres logiciels utilisés: Office 365, Banner, Capsule et GIS
Le mandat du vice-décanat aux études médicales doctorales est d'assurer la qualité pédagogique et le développement du programme du doctorat en médecine de la Faculté de médecine, et ce, sur 3 sites (Québec, Lévis et Rimouski).
Le rôle principal consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi des étudiants et étudiantes du programme du doctorat en médecine.
Tâches principales :
- Effectue les opérations propres à la gestion des études telles que l’inscription, les choix de stages, la modification des choix de stages, le suivi du dossier de l’étudiant, la diplomation, etc.;
- Effectue le suivi des dossiers des étudiants et étudiantes du doctorat en médecine, pour leur cheminement scolaire, les stages et les exigences du programme;
- Effectue le suivi des cheminements particuliers, des cheminements des étudiants en difficultés scolaires, des reports d’examens, des abandons et des années sabbatiques;
- Répond aux demandes d’information, donne des explications concernant le programme du doctorat en médecine, des cheminements du programme, des conditions d’inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études et effectue les recherches si nécessaire;
- Assure le suivi avec les intervenants des directions de l’enseignement et des différents milieux de stage;
- Supporte la gestion et l’organisation plus complexe de quelques cours reliés au programme et travaille en collaboration avec d’autres unités;
- Effectue une première intervention avec les étudiants en difficulté et réfère les situations plus complexes;
- Etc.
Particularités :
- Participation occasionnelle à des activités reliées au programme en dehors des heures normales;
- Restrictions pour les vacances afin d’assurer les besoins du service.
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca
Vous devez également adresser une copie de votre candidature au:
Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca
Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
