Description
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Bureau des relations extérieures
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Assister le directeur et les personnes professionnelles du Bureau des relations extérieures (BRE) dans l'accomplissement du mandat du Bureau. Participer aux opérations reliées à la gestion du BRE, dont la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ainsi qu’à tout autre dossier spécifique à sa mission. En l'absence de son supérieur, veiller au maintien et au suivi de certaines opérations et assurer la bonne marche du bureau.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
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Participer aux différentes opérations afférentes aux projets du Bureau : développement des partenariats, de la mobilité internationale étudiante et de la philanthropie (Fonds TÉLUQ) ainsi qu’à la gestion de ses ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, effectuer les recherches nécessaires, communiquer avec les personnes ressources, fournir des réponses à certaines questions sur des sujets variés et remplir les formulaires administratifs requis;
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Collaborer à la bonne marche du Bureau et suggérer des modifications susceptibles d'améliorer son fonctionnement; colliger et compiler l'information et les statistiques relatives à son domaine, produire et préparer des rapports, effectuer les mises à jour requises et les suivis appropriés;
- Soutenir le directeur du Bureau dans la gestion de son agenda. À cette fin, tenir à jour un calendrier de planification des activités du Bureau, prendre et fixer certains rendez-vous pour son supérieur, organiser certaines rencontres selon les priorités, réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus; effectuer le suivi de décisions prises par son supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation; soutenir la direction et les personnes professionnelles dans la préparation de dossiers, rapports et présentations devant être soumis aux instances, aux bailleurs de fonds ou aux donateurs;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les courriels entrant sur des boîtes génériques et donner des renseignements; accueillir les visiteuses et les visiteurs, s'informer de l'objet de l'entretien et préparer les documents nécessaires; orienter ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité. Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités. Préparer les dossiers en effectuant les recherches et les consultations préalables. Répondre aux demandes relevant de sa compétence. Rédiger des projets de réponse complexes. Noter les suites à donner et effectuer le suivi des dossiers.
- Tenir à jour la comptabilité de l'unité, enregistrer les dépenses effectuées, comparer les écritures comptables avec les pièces justificatives, relever les erreurs et aviser le personnel concerné, faire rapport sur les états de comptes; participer à la planification et à la révision des budgets du Bureau, rédiger les bons de commande, tenir à jour le registre des dépenses et informer les personnes concernées des disponibilités budgétaires;
- Tenir à jour les dossiers du personnel et préparer les documents requis lors des affichages, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés divers, des absences, etc.; veiller au respect des échéanciers et des procédures et normes en vigueur;
- Organiser des réunions; faire les convocations, effectuer les réservations de salles et d’équipements; préparer et acheminer le matériel et les documents nécessaires; rédiger l’ordre du jour, assister aux réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
- Tenir à jour les dossiers de l’unité administrative, assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d'archivage; effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
- Effectuer la mise en page de divers documents tels que lettres, rapports, mémos et en vérifier l'orthographe et la grammaire. Signer certains documents relevant de sa compétence.
- Participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, missions, évènements à caractère philanthropique.
- Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.
EXIGENCES
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente;
- 5 ans d’expérience pertinente.
AUTRES
- Maîtrise des logiciels de la suite Office;
- Maîtrise du système informatique pour fins de gestion budgétaire;
- Très bonne connaissance linguistique en français parlé et écrit (70%, validé par test);
- Habiletés reconnues pour la rédaction de texte;
- Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé;
- Habiletés dans les relations interpersonnelles, qualités de discrétion, de professionnalisme et de diplomatie;
- Polyvalence et capacité d’adaptation.
MODE DE TRAVAIL
Hybride (1 journée en présentiel par semaine)
14 heures par semaine (deux jours par semaine)
TYPE DE POSTE
Surcroît de travail d'une durée d'un an.
MILIEU INCLUSIF
L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.
L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez support@workland.com
