Description
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Service à la communauté étudiante
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la direction de la personne supérieure immédiate, effectue diverses tâches reliées à l’élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives et techniques des systèmes administratifs informatisés. Effectue divers travaux à caractère administratif et informatique en vue d’assurer la réalisation de projets ou le bon fonctionnement des opérations de son secteur. Paramètre des systèmes administratifs informatisés et des logiciels nécessaires à la réalisation des activités de son secteur, notamment en lien avec la passation des examens numériques et l’accompagnement des étudiants à besoins particuliers.
Participe à la mise en place d'un projet de surveillance des examens numériques. Effectue la surveillance pendant les périodes d'examens et assure la supervision de l'équipe de surveillants.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Assume la responsabilité du suivi des dossiers administratifs et techniques de son secteur. Pour ce faire, utilise les systèmes administratifs informatisés de traitement et de diffusion de l’information incluant diverses bases de données et logiciels.
- Collige, codifie et analyse des données et des statistiques reliées à la clientèle étudiante, à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. Rédige des rapports.
- Effectue des paramétrages techniques, de la codification de données et de la maintenance dans les systèmes informatisés.
- Analyse les besoins des utilisateurs en matière de fonctionnalités des systèmes administratifs informatisés et résoud les problèmes qui lui sont soumis, incluant les problèmes techniques de premier niveau.
- Documente de façon structurée les besoins de développement informatique de son secteur nécessitant une expertise plus spécialisée.
- Prépare des données pour les publications officielles et des redditions de comptes et vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents administratifs relatifs à son secteur et apporte les corrections qui s’imposent.
- Participe à la priorisation des impératifs de développement des systèmes administratifs informatisés de son secteur.
- Participe au développement et à l’implantation de procédures administratives et techniques afin d’améliorer l’efficacité des activités de son secteur.
- Rédige des guides d’utilisation ou de formation pertinents à son secteur.
- Assiste et soutient les usagers sur les différents systèmes et opérations relevant de son secteur tout en participant activement à leur formation.
- Coordonne et supervise le bon fonctionnement d’activités administratives complexes.
- Communique avec des ressources externes pour les situations techniques complexes, notamment d’autres organismes gouvernementaux, et assure les suivis adéquats.
- Informe son supérieur immédiat des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités administratives et technologiques ; identifie les causes et émet des recommandations.
- Maintient à jour ses connaissances relatives à son champ d’activités.
- Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail et en vérifier l’exécution.
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la catégorie.
EXIGENCES
- Diplôme d’études collégiales pertinent, notamment en technique administrative ou en technique informatique;
- 2 ans d’expérience pertinente incluant l’utilisation de systèmes informatiques et bases de données.
AUTRES
- Maîtrise des logiciels de bureautique et systèmes administratifs informatisés;
- Bonnes connaissances et maitrise de l’application Zoom;
- Capacité démontrée à comprendre et documenter des processus administratifs et technologiques;
- Aptitude à rédiger des guides d’utilisation;
- Bonnes habiletés en résolution de problèmes techniques de premier niveau;
- Bonne connaissance de la langue française autant à l’écrit qu’à l’oral (60 %);
- Capacités de coordonner, d’organiser et de planifier le travail de son équipe.
MODE DE TRAVAIL
Télétravail à 100 %, sauf besoins occasionnels
HORAIRE DE TRAVAIL
Variable - Ce poste requiert un horaire de travail spécifique lors des semaines d’examen (environ 1 semaine sur 3) impliquant des quarts de travail le vendredi soir, ainsi que de jour le samedi et dimanche. Les autres semaines, l'horaire est du lundi au vendredi sur un quart de jour.
TYPE DE POSTE
Surcroit d’une (1) année
MILIEU INCLUSIF
L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.
L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez support@workland.com
