Description
Contrat à durée déterminée pour 1 an
Service à la clientèle
- Gestion des appels téléphoniques et des communications électroniques;
- Suivi des requêtes, plaintes et demandes;
- Fourniture d'informations et services pertinents à la clientèle;
- Prise et fixation de rendez-vous.
Soutien administratif
- Préparation des bons de commande et classement des factures;
- Support aux directions et collaboration avec le Service des finances pour les paies;
- Conception de documents (lettres, formulaires, procédures, tableaux, etc.);
- Suivi du relevé de carte de crédit de la direction;
- Commandes de fournitures de bureau et équipements;
- Suivi de l'inventaire et gestion des actifs;
- Soutien à la direction pour le programme de prévention (CNESST) et transmission des documents d'accidents de travail;
- Support pour la planification, l'organisation et le suivi des dossiers des travaux publics et de la sécurité publique;
- Gestion des agendas et prise de rendez-vous;
- Convocations et réservations de salles pour les réunions;
- Participation aux réunions, rédaction des procès-verbaux et suivi des tâches
- Classement de la documentation et archivage;
- Mise en page et vérification des documents;
Remplacements
- Remplacements ponctuels des agents à l'accueil et à l'expérience citoyenne en cas d'absences
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne occupant ce poste.
Sommaire de l'emploi
Membre de l’équipe du Service des travaux publics, l’adjoint administratif a pour principales responsabilités d’assurer les tâches de nature administrative de son Service et de veiller au bon déroulement des dossiers qui lui sont confiés en plus d’assurer le service à la clientèle pour toutes requêtes et plaintes relatives aux travaux publics.
Le poste à combler est un contrat à durée déterminé pour 1 an. En raison des besoins de la Ville, la personne sera portée à supporter également le Service de la sécurité publique en ce qui concerne le soutien administratif et le service à la clientèle.
