Devenir Assistant(e) administratif(ve)

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Devenir Assistant(e) administratif(ve)

Un(e) Assistant(e) administratif(ve) est responsable de la planification, de l’organisation et du suivi de l’ensemble des activités de bureau et de soutien au sein de l’organisation, notamment au sein de PME, ils/elles peuvent travailler aussi au sein de départements de grandes organisations.

Un(e) Assistant(e) administratif(ve) accueille et informe la clientèle sur l’organisation qui l’emploie. Par téléphone, par courriel et même en personne. Il/elle doit être en mesure de répondre à des questions de toutes natures. Il/elle planifie et organise l’emploi du temps de son employeur, préparer les documents relatifs aux départs à la retraite, congés parentaux, congés de maladie et autres. Il/elle transmet par la suite les documents aux ressources humaines. Il/elle organise des réunions et tient différents agendas.

Un(e) Assistant(e) administratif(ve) doit posséder plusieurs qualités pour bien exercer son métier:

Avoir une facilité à communiquer et aimer travailler avec le public. Ce sont les qualités essentielles pour ce métier;
Être organisé et avoir une bonne méthode de travail pour bien planifier une importante charge de travail;
Tact, diplomatie, puisque il/elle est le premier contact du client avec l’entreprise;
Autonomie et débrouillardise car il/elle travaille souvent seul(e) et gère souvent seul(e) différents problèmes (insatisfaction de clients et autres plaintes);
Bonne maîtrise des langues exigées pour le travail.

L’assistant(e) administratif(ve) aide au quotidien les gestionnaires et les professionnels. Il/elle travaille dans les secteurs privés et publics:

Prépare, saisi à l’ordinateur, révise et relit la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d’autres documents connexes;
Répond aux différentes demandes de renseignements reçues par téléphone et par courriel et les transmet aux bonnes ressources;
Compile des données, des statistiques pour étayer des documents;
Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires pour les différents concernés;
Commander les différentes fournitures de bureau et tenir l’inventaire.

Pour devenir assistant(e) administratif(ve), il faut avoir un niveau de 4ème secondaire et une maîtrise du français parlé et écrit. Par la suite, une formation est nécessaire pour apprendre les rudiments du métier.

Plusieurs centres offrent des formations partout au Québec. Dépendamment du secteur dans lequel vous désirez travailler, un AEC serait recommandé. Par exemple, dans le secteur juridique ou le secteur médical…

Toute entreprise et toute PME peut avoir besoin d’assistant(e) administratif(ve) pour effectuer les tâches liées au métier.

Ainsi, les secteurs sont multiples. Il n’est pas possible de tous les énumérer.

Les possibilités sont multiples et les opportunités excellentes. Vu que tous les secteurs ont besoin de ces profils, nous dirons que la carrière d’assistant(e) administratif(ve) est très convoitée.

Il y a une multitude d’entreprises dans lesquelles peuvent travailler un(e) assistant(e) administratif(ve) :

Toute sorte d’entreprise privée ou publique
Gouvernement (fédéral et provincial)
Municipalités
Hôpitaux, CHSLD, CLSC…
Cliniques médicales, dentaires, réadaptation…
Cabinets juridiques
Sociétés d’État : Hydro-Québec, Loto-Québec. Postes Canada, Aéroports de Montréal...

Selon le code CNP (classification nationale des professions), voici les autres appellations d’emploi pour assistant(e) administratif(ve) :