Description
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Service des études
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la direction du supérieur immédiat, répond aux demandes générales que ce soit par téléphone, par courriel ou en personne et effectue les recherches qui s’imposent. Assiste les étudiants actuels ou potentiels qui en font la demande dans les étapes administratives de leur parcours et appuient les professionnels du service dans leurs tâches. Selon la situation, fournit toute information, renseignement et documentation utiles sur l’Université TÉLUQ et sur le cheminement académique des étudiants dans un programme.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Répond à toute demande d’information, de renseignement et de documentation utiles sur l’Université TÉLUQ et réfère les demandes à la personne concernée, lorsque requis;
- Répond aux demandes d'information des étudiants actuels ou potentiels en collaboration avec les professionnels du service et donne des explications concernant notamment, l’admission, l'inscription, les dates importantes, l’offre de cours et de programmes, le fonctionnement de l’Université ou tout autre renseignement en lien avec le cheminement académique des étudiants. Effectue les recherches requises dans les circonstances et réfère les demandes spécifiques;
- Identifie les besoins spécifiques et cerne la nature des demandes des étudiants. Pour ceux ayant un cheminement régulier, les informe sur les démarches administratives pertinentes et les assiste lorsque nécessaire dans le respect des règles et procédures en vigueur à l’Université. En se référant au dossier de l’étudiant, donne les informations requises et le renseigne sur l’évolution de son dossier d’études. Selon la procédure établie, transmet à la personne responsable du dossier ce qui doit être porté à son attention;
- Prend connaissance de tout nouveau développement au sujet des programmes, des cours offerts, des procédures à suivre, des mises à jour des outils mis à sa disposition et voit à la circulation adéquate de l'information;
- S’assure d’obtenir les différents formulaires administratifs nécessaires pour un dossier étudiant, en conformité avec les procédures établies. Valide la conformité des documents reçus et envoyés à l’étudiant, requiert de l’étudiant les documents manquants. Collige les informations dans le logiciel approprié. Transmet l’information auprès de la personne ou du service concerné. Effectue le suivi des dossiers, notamment, les demandes de prêts et bourses ou d'aide financière, les demandes d’accommodement pour les étudiants en situation de handicap et les demandes de reconnaissance d’acquis, dans les limites de sa compétence et sa responsabilité;
- S'assure de la confidentialité des dossiers des étudiants;
- Participe, à l’occasion, aux journées portes ouvertes de l’université et aux salons virtuels à l’intention des futurs étudiants et agit à titre de personne-ressource;
- Utilise divers appareils tels que téléphone, photocopieur, numériseur, système informatisé;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis;
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.
EXIGENCES
- Diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente;
- 2 ans d'expérience pertinente.
AUTRES
- Bonne connaissance du français oral et écrit (60 %);
- Connaissance de base pour l'entrée de données et l'entrée de textes;
- Connaissance des logiciels de traitement de textes;
- Expérience en ce qui a trait au service à la clientèle;
- Habileté reconnue en communication;
- Faire preuve de flexibilité et savoir s’adapter au changement.
MODE DE TRAVAIL
Possibilité de télétravail à 100 %, sauf besoins occasionnels
TYPE DE POSTE
Remplacement jusqu’au 30 avril 2025
L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.
L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
