Executive Assistant

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Exécuter différentes tâches administratives et de bureau, administrer les ressources financières et humaines et fournir un soutien professionnel à un ou plusieurs gestionnaires et à leurs subordonnés immédiats. Le titulaire du poste fournit des services administratifs généraux en veillant au respect de tous les processus administratifs et opérationnels ainsi que des normes de contrôle, tout en cherchant à déterminer et à développer des occasions d’amélioration et à participer à leur mise en œuvre, et contribue ainsi à la bonne marche du groupe d’exploitation.

• Établir les meilleures pratiques en matière de soutien administratif et de réception et veiller à leur adoption uniforme.
• Repérer, exploiter, recommander des occasions de réduction des coûts et y donner suite, et faire approuver les recommandations.
• Agir en qualité d’expert et de conseiller pour ce qui est des initiatives stratégiques qui lui sont assignées et agir à titre de gestionnaire des relations dans le contexte des initiatives qui le concernent.
• Établir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
• Décomposer les problèmes stratégiques et analyser les données et les renseignements pour fournir des idées et des recommandations.
• Recueillir les données et les formater pour produire des rapports réguliers et ponctuels et des tableaux.
• Diriger la planification, la coordination et la tenue des activités du service.
• Élaborer des plans de gestion du changement de différents types et de différentes portées; diriger ou participer à diverses activités de gestion du changement, y compris l’évaluation de l’état de préparation, la planification, la gestion des parties prenantes, la réalisation, l’évaluation et le maintien des initiatives.
• Offrir un soutien administratif et opérationnel aux dirigeants d’une grande équipe diversifiée qui compte un ou plusieurs cadres de direction.
• Gérer et superviser les activités quotidiennes d’une équipe administrative, au besoin.
• Gérer les communications délicates, la boîte de réception Outlook, les rapports, les factures et les documents connexes pour le dirigeant attitré; assurer la confidentialité.
• Faire le suivi des prix de reconnaissance et les distribuer au nom du dirigeant, le cas échéant.
• Résoudre les problèmes ayant fait l’objet d’un recours hiérarchique.
• Diriger la mise en œuvre des programmes administratifs; évaluer et adapter la mise en œuvre au besoin pour en assurer la qualité.
• Gérer et surveiller les calendriers et les événements à venir. Transmettre les invitations aux réunions, réserver les salles de réunion et prendre les dispositions nécessaires, notamment quant aux ressources, pour que les réunions se déroulent efficacement et sans problème. Participer à la coordination et la tenue des activités du service.
• Établir et maintenir un système de classement; veiller à ce qu’il soit facile d’accéder aux rapports d’activités, aux rapports d’exploitation, aux formules et à tout autre document, en version électronique ou papier.
• Appuyer l’élaboration d’un message personnalisé, ce qui peut comprendre la rédaction, la révision et la transmission des communications (ex., correspondance, présentations, politiques et procédures).
• Acheminer les communications sortantes. Répondre aux appels à la ligne téléphonique centrale, répondre aux demandes de renseignements ou les acheminer.
• Traiter les factures en vue de leur règlement, conformément aux processus, aux lignes directrices et aux ententes avec les fournisseurs consignés.
• Préparer et consigner les demandes de remboursement de frais et les notes de frais par service. Faire le suivi des dépenses pour assurer le respect du budget.
• S’occuper des réservations de voyage, en faisant des réservations de vol et d’hôtel selon les besoins.
• Assurer la liaison avec les unités d’affaires internes et les fournisseurs externes et participer à la coordination et à la mise en œuvre de mesures liées aux locaux et aux immeubles, et notamment aux employés contractuels ou occasionnels et aux membres du personnel qui arrivent dans l’organisation ou qui la quittent, aux relocalisations, à la planification des bureaux et aux besoins de nouveau mobilier, tout en veillant à ce que les opérations soient interrompues le moins possible.
• Gérer les stocks de fournitures; à cette fin, vérifier les stocks pour en déterminer le niveau; prévoir les fournitures nécessaires; passer les commandes de fournitures et en demander la livraison; vérifier la réception des fournitures.
• S’assurer que tous les horaires de vacances et d’absences sont consignés, qu’ils tiennent compte des besoins d’affaires essentiels, qu’ils suivent les lignes directrices et qu’ils sont gérés de façon uniforme pour l’ensemble des employés de l’équipe; repérer les conflits d’horaire aux fins de résolution.
• Coordonner les besoins de formation du personnel (recherche, réservations, annulations, confirmations, etc.).
• Collaborer avec les parties prenantes internes et externes pour atteindre les objectifs d’affaires.
• Classer les renseignements pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité.
• Se concentrer principalement sur un secteur d’activité ou un groupe d’exploitation au sein de BMO; adopter au besoin une orientation plus large à l’échelle de l’organisation.
• Faire preuve de jugement pour repérer les problèmes, en déterminer les causes et les résoudre en respectant les limites établies.
• Travailler de façon indépendante sur un large éventail de tâches complexes, qui peuvent représenter des situations uniques.
• Des tâches et des responsabilités plus larges peuvent être attribuées au besoin.

Qualifications :

• Généralement huit années et plus d’expérience professionnelle pertinente et au moins deux années d’expérience en gestion d’autre personnel administratif, selon le cas; diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe.
• Maîtrise technique acquise par la scolarité ou l’expérience de travail.
• Compétences en communication orale et écrite - compétences approfondies.
• Compétences pour la collaboration et le travail d’équipe - compétences approfondies.
• Compétences en analyse et en résolution de problèmes - compétences approfondies.
• Capacité d’influence - compétences approfondies.
• Compétences pour la prise de décisions fondées sur les données - compétences approfondies.

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération de BMO Groupe financier.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible de BMO Groupe financier pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par BMO variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. BMO offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site : https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

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