Adjoint.e à la direction

Rejoignez l’équipe de l’École d’Entrepreneurship de Beauce !

À l’EEB, nous avons pour mission de transformer les entrepreneurs en les aidant à devenir la meilleure version d’eux-mêmes. En vous joignant à notre équipe, vous participerez à propulser l'innovation et la prospérité des entreprises québécoises. Nous croyons en un environnement de travail collaboratif, stimulant et inclusif où chaque membre joue un rôle clé dans notre mission.

Vous avez envie de contribuer à cette belle mission ? Vous êtes reconnu.e pour votre polyvalence, votre sens de l’initiative et votre professionnalisme? Vous êtes organisé.e, rigoureux.se, avez le souci du détail dans un esprit de travail d’équipe ? Nous vous invitons à postuler pour le poste de :

Adjoint.e exécutif.ve

Vos principales responsabilités :

Gestion de l’agenda et des priorités :

• Gérer et optimiser l’agenda de la PDG en anticipant les besoins et en organisant proactivement les rendez-vous et réunions.
• Préparer les documents et apporter le soutien nécessaire pour chaque rencontre ou engagement.

Communication et correspondance :

• Planifier, rédiger, réviser et envoyer des communications internes.
• Assurer la liaison entre la PDG et les parties prenantes internes et externes, en filtrant et priorisant les demandes.
• Transmettre de manière fluide et régulière les informations clés aux équipes et suivre les actions nécessaires.

Préparation et suivi des réunions :

• Organiser les réunions, incluant la logistique et la préparation des documents.
• Rédiger des comptes rendus et procès verbaux.
• Assurer le suivi des actions suite aux réunions.

Gestion administrative :

• Gérer les tâches administratives courantes, comme les demandes de signatures et la mise à jour des dossiers.
• Développer et maintenir à jour des outils de suivi (tableaux de bord, rapports) pour optimiser l’efficacité de la direction.

Support logistique :

• Coordonner les voyages d’affaires (réservations des transports et hébergements).

Profil recherché :

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou administration.
• Minimum 5 ans d’expérience, dont 2 à 3 ans dans un rôle similaire de soutien à la direction.
• Bilingue, avec une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l'oral comme à l'écrit. (L’anglais peut être nécessaire pour les communications avec nos partenaires, clients, fournisseurs, etc.)
• Maîtrise avancée de la Suite Office (ou Google Suite).
• Discrétion, bon jugement, rigueur et professionnalisme.
• Tolérance au stress et agilité pour évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Ce que nous offrons :

• Poste de 32 à 35h par semaine, en mode hybride. Une disponibilité durant les heures de bureau et une présence assidue sont requises.
• Déplacements ponctuels à notre bureau de Saint-Georges de Beauce avec une allocation pour les frais de déplacement si le port d’attache est ailleurs.
• Matériel informatique fourni.
• Entrée en poste : dès que possible.
• Vacances : 8 % cumulables.
• Allocation cellulaire de 60 $ par mois et allocation télétravail de 250 $ après 3 mois.