Agent ou agente à l'accueil et à l'information

Du 27-11-2024 au 04-12-2024

Bureau des bourses et de l'aide financière
Pavillon Alphonse-Desjardins
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.

Attributions caractéristiques

1. Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter.
2. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition.
3. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances.
4. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis.
5. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
6. Vend du matériel et tient une caisse.
7. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.S.
Expérience : Trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Excel, Word, Outlook
Bonne connaissance de l'anglais

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Banner, Capsule, système de gestion d'une file d'attente

Le BBAF a comme mission d’informer les étudiants sur les différentes formes d’aide financière disponible et de les accompagner dans la recherche de financement contribuant à la poursuite de leurs études. À cet effet, le BBAF assume la gestion des programmes de bourses d’études et d’excellence sous sa responsabilité, conformément aux volontés du donateur et aux politiques de l’Université Laval, tout en collaborant avec les différents partenaires institutionnels. Le BBAF offre également différents services s’adressant aux étudiants bénéficiaires des programmes de prêts et bourses des différents gouvernements.

Sous la responsabilité d’un professionnel, assurer un service à la clientèle efficient au niveau de l’accueil, du service téléphonique et des courriels. Donner de l’information générale en lien avec les différents programmes de bourses d’études et d’aide financière. Voir à l’application et au respect des différentes règles des programmes de bourses. Accompagner et conseiller l’étudiant dans les différentes étapes d’obtention d’une bourse d’études. Comprendre les renseignements scolaires inscrits dans Banner et Capsule, afin de pouvoir valider l’admissibilité des étudiants aux différents concours de bourses. Assurer la gestion des programmes de bourses qui lui sont confiés (mettre à jour l’information relative aux programmes de bourses, collaborer à la révision des données quantitatives de gestion des études et préparer des attestations. Effectuer certaines tâches générales de bureau.)

TÂCHES

• Assurer un service à la clientèle efficient à l’accueil;
• Répondre aux questions reliées aux programmes de bourses ou référer les étudiants aux meilleures ressources;
• Répondre aux appels et assurer les suivis des différentes boites courriels du secteur bourse;
• Guider l’étudiant dans sa recherche de bourses dans notre site Web;
• Vulgariser et interpréter les différentes règles pour en faciliter la compréhension;
• Mettre à jour l’information relative aux programmes de bourses dans le système GPB;
• Collaborer à la révision et la mise à jour des dossiers de candidatures lors des concours de bourses;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.