Adjoint(e) administratif(ve) à la direction

Type de poste:

À la recherche d’une carrière épanouissante qui changera réellement votre vie et celle des autres? Vous êtes au bon endroit.

À titre de partenaire national en solutions de santé, nous plaçons les gens au cœur de tout ce que nous faisons - en commençant par notre équipe de plus de 8 000 employés et employées qui mettent à profit leurs expériences personnelles et professionnelles diversifiées dans le cadre de leur travail à Medavie. Par l’entremise de la collaboration et de l’innovation, notre équipe crée des solutions d’assurance, de soins primaires et de services médicaux d’urgence à l’avant-garde de l’industrie qui viennent en aide à des millions de Canadiens et Canadiennes chaque année.

Notre mission est d’améliorer le bien-être de la population canadienne afin que chaque personne puisse profiter pleinement de la vie, et cela se reflète dans notre culture d’entreprise primée. Nous célébrons l’individualité des membres de notre personnel et accordons de la valeur à la diversité de leurs points de vue et de leurs compétences. C’est pourquoi en plus de vous offrir une rémunération concurrentielle et une gamme complète d’avantages sociaux, nous vous donnons accès à des possibilités de croissance professionnelle et personnelle, à des modalités de travail flexibles, à des expériences enrichissantes, ainsi qu’à un leadership bienveillant. À Medavie, chaque personne peut donner le meilleur d’elle-même, se sentir à sa place et atteindre son plein potentiel. Joignez-vous à nous en postulant un poste dès aujourd’hui.

L’adjoint(e) administratif(ve) à la direction offre un soutien administratif complet et confidentiel à la vice-présidente, Technologie de l’information, et à son équipe de gestion, tout en assurant la tenue des dossiers du bureau de direction. Le ou la titulaire du poste sert de pont entre cette équipe et les autres parties.

Responsabilités :

• Offrir un soutien administratif en gérant l’agenda de la vice-présidente, Technologie de l’information, et en organisant ses réunions et ses déplacements; assurer le suivi des questions, des tâches et des projets; regrouper et préparer des documents, y compris le matériel de présentation, et trier les communications courantes entrantes, les demandes et les appels téléphoniques, et y répondre.
• Organiser et gérer les réunions virtuelles (Webex), réaliser des sondages au besoin, assurer le suivi des mesures à prendre et maintenir à jour le site SharePoint de l’équipe des TI.
• Soutenir le fonctionnement de l’équipe des TI et la coordination des réunions du conseil d’administration et des comités directeurs en participant à la préparation et à la distribution de documents, de même qu’à l’organisation des réunions.
• Gérer les documents de nature sensible, stratégique et confidentielle.
• Passer en revue et approuver les dépenses standard du service, tenir à jour les registres comptables et produire des rapports de dépenses.
• Aider à la planification et à l’organisation de réunions d’affaires régulières à l’extérieur du bureau et d’événements pour la clientèle, y compris les arrangements avec les installations hors site.
  

Exigences :

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent.
• Un minimum de trois à cinq années d’expérience pertinente dans un rôle administratif de haut niveau (une expérience professionnelle dans le domaine de la finance et des TI est considérée comme un atout).
• En raison de nos obligations contractuelles, le ou la titulaire du poste doit détenir sa citoyenneté canadienne et obtenir une cote de fiabilité approfondie.
• Connaissance approfondie des produits de la suite Microsoft Office (dont Word, Excel, PowerPoint, Webex Teams, Webex et SharePoint).
• Intérêt marqué pour l’informatique et capacité à maîtriser rapidement de nouvelles solutions en ligne en ce qui a trait au suivi du temps, aux projets et à la prise de mesures.
• Capacité de communiquer clairement et avec assurance, de vive voix et par écrit, avec divers publics, et de personnaliser l’information et la façon de la communiquer pour l’adapter à la nature du matériel, du public et de la situation.
• Aimer travailler fort, aborder les défis avec dynamisme en s’orientant vers l’action, s’affairer à répondre aux attentes et aux exigences des clients internes et externes, et entretenir de bons rapports avec tout type de personnes.
• Savoir organiser judicieusement le travail et l’information pour réaliser des tâches et des étapes précises en vue de respecter les délais; repérer rapidement les obstacles à la réalisation d’un objectif et déterminer les mesures à prendre tout en définissant la ligne à suivre.
• Démontrer un souci d’excellence, aimer relever des défis et être orienté(e) vers les résultats.
• Faire preuve de motivation et d’une grande capacité d’initiative.
• La maîtrise de l’anglais est requise, la maîtrise du français constitue un atout.
  

Nous croyons que les membres de notre personnel doivent représenter les collectivités que nous servons et nous encourageons les personnes de tous les horizons à poser leur candidature. Pour vous offrir la meilleure expérience qui soit, nous vous proposons des mesures d’adaptation pour chacune des étapes du processus de recrutement. Il vous suffit d’en faire la demande à l’équipe de recrutement. Nous nous engageons à veiller à ce que le recrutement, la fidélisation et le perfectionnement des employés et employées, de même que leur rémunération, demeurent équitables, tiennent compte des besoins en matière d’accessibilité et respectent l’ensemble des droits de la personne et des lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent. Nous remercions toutes les personnes qui ont manifesté de l’intérêt pour ce poste. Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Si vous rencontrez des problèmes techniques au cours de votre procédure d'application, veuillez envoyer un courriel à : Medavie.Recruitment@medavie.ca.